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WalkMe & BYOLLM: Kein Datenleck trotz KI

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Inhaltsverzeichnis

Die globale Unternehmenslandschaft befindet sich im Jahr 2026 in einer Phase der radikalen Neuausrichtung. Künstliche Intelligenz (KI) fungiert längst nicht mehr nur als ergänzendes Werkzeug, sondern als das zentrale Betriebssystem moderner Organisationen. Doch während Fachabteilungen nach immer mehr Automatisierung verlangen, stehen IT-Sicherheits- und Governance-Verantwortliche vor einer gigantischen Herausforderung: Wie lässt sich der enorme Produktivitätsschub durch KI nutzen, ohne die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten zu verlieren?

In diesem Umfeld – in dem Unternehmen oft hunderte Anwendungen parallel betreiben und Mitarbeiter aus Überforderung zu unsicheren Shortcuts greifen – entsteht ein konkretes Sicherheitsrisiko: das unkontrollierte Copy-Paste sensibler Daten in externe KI-Tools.

Lesetipp: Wie diese Komplexitätsfalle strategisch gelöst wird, erfahren Sie in unserem Grundlagen-Beitrag: „Transformationsschuld? WalkMe macht Ihre KI‑Investitionen messbar”.

Genau hier setzt die Contextual AI Assistance von WalkMe an. Seit der Übernahme von WalkMe durch SAP im September 2024 fusionieren tiefe Geschäftsprozessdaten mit einer flexiblen, browserbasierten Overlay-Technologie. Das Ergebnis ist eine omnipräsente KI-Assistenz, die Nutzer über ihr gesamtes digitales Arbeitsumfeld hinweg begleitet – weit über native SAP-Umgebungen wie das SAP Cloud ERP hinaus. Das Besondere daran: WalkMe hat im AI Center Sicherheitsarchitekturen integriert, die eine lückenlose IT-Compliance und präzise Kostenkontrolle unterstützen.

Lokales Memory: Personalisierung ohne Cloud-Risiko

Damit eine KI im Arbeitsalltag echten Nutzen stiftet, muss sie den Kontext verstehen und personalisiert agieren. Generische KI-Assistenten wie ChatGPT oder Copilot speichern Suchanfragen, eingefügte Texte und Interaktionsverläufe auf externen Cloud-Servern – außerhalb der Kontrolle des Unternehmens. Das bedeutet konkret: Sobald ein Mitarbeiter einen Vertragsentwurf, Kundendaten oder interne Prozesskennzahlen in ein solches Tool einfügt, verlassen diese Informationen die geschützte Unternehmensumgebung. Sie können potenziell zum Training externer Modelle genutzt werden, unterliegen nicht der unternehmenseigenen Datenschutzrichtlinie und sind im Falle eines Sicherheitsvorfalls beim Anbieter nicht mehr kontrollierbar – ein klares DSGVO-Risiko.

WalkMe löst dieses Problem durch die „Memory"-Technologie: Nützliche Informationen aus Webseiten oder früheren Interaktionen werden gezielt gespeichert – aber ausschließlich lokal, ohne den Umweg über externe Server.

Diese Speicherung erfolgt streng kontrolliert auf drei Ebenen:

  • Explizite Benutzerdaten: Der Nutzer kann dem System mitteilen, welche Rolle er innehat (z. B. „Customer Success Manager") und wie er kommunizieren möchte (z. B. „prägnant und direkt").
  • Kontextuelles Scanning: Die KI kann eine Seite scannen und proaktiv vorschlagen, wichtige Details im Gedächtnis zu behalten, um sie später fehlerfrei in andere Formulare oder Anwendungen zu übertragen.
  • Lokale Kontrolle (Der Security-Hebel): Das entscheidende Merkmal für den Datenschutz ist, dass alle Memory-Daten ausschließlich lokal auf der Client-Seite über die Browser-Erweiterung gespeichert werden. Es findet kein externer Datentransfer der Memory-Inhalte statt. Der Nutzer behält die volle Kontrolle und kann Einträge jederzeit einsehen, bearbeiten oder löschen.

Dieses lokale Gedächtnis ermöglicht es zudem, dass KI-Bedingungen (AI Conditions) im Condition Builder auf historische Daten zugreifen können. Das System blendet eine spezifische Anleitung beispielsweise nur dann ein, wenn im Memory vermerkt ist, dass der Nutzer ein bestimmtes Problem bereits mehrfach hatte.



Die Browser-Erweiterung als technisches Fundament

Voraussetzung für den clientseitigen Memory-Speicher ist der Einsatz der WalkMe Browser-Erweiterung. Erst sie schafft die sichere Brücke zwischen Benutzeroberfläche und lokaler KI-Engine – unabhängig davon, ob der Nutzer in SAP oder einer Drittanbieter-Anwendung arbeitet. Eine Einbindung per JavaScript-Snippet, wie sie in nativen SAP-Umgebungen verbreitet ist, unterstützt diesen lokalen Speichermechanismus nicht. Für IT-Verantwortliche bedeutet das: Ein gesteuerter Rollout der Browser-Erweiterung ist die architektonische Grundvoraussetzung für die im Folgenden beschriebenen Compliance-Funktionen.

Lesetipp: Wie diese Architektur die kognitive Last Ihrer Mitarbeiter im Alltag senkt, lesen Sie in diesem Artikel „Productivity Unlocked: Wie die duale KI-Architektur den Unterschied im SAP Cloud ERP macht”.

BYOLLM: Volle Souveränität über Ihre Sprachmodelle

Für Unternehmen mit besonders restriktiven Compliance-Vorgaben bietet WalkMe die Option „Bring Your Own LLM" (BYOLLM). Anstatt die standardmäßig integrierten Modelle von WalkMe zu nutzen, dockt das System direkt an die eigenen KI-Instanzen des Kunden an, wobei derzeit primär Azure OpenAI unterstützt wird.

Sämtliche Datenströme verbleiben bei aktiviertem BYOLLM vollständig in der vom Unternehmen kontrollierten und zertifizierten Cloud-Infrastruktur. Keine Eingabe und kein verarbeiteter Text verlässt dabei Ihre geschützte Sicherheitszone – eine wesentliche Voraussetzung für Branchen mit besonders strengen regulatorischen Anforderungen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen oder öffentliche Verwaltung.

Digitale Transformation meistern: Ist Ihr ERP-System bereit für die Zukunft?

Der Wechsel auf das SAP Cloud ERP ist weit mehr als ein technisches Upgrade – es ist das Herzstück Ihrer digitalen Transformation. Doch der Erfolg entscheidet sich nicht am Backend, sondern an der User-Akzeptanz. Ohne eine reibungslose Adoption riskieren Unternehmen teure Prozessverzögerungen und frustrierte Mitarbeiter.

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AI Center: Granulare Zugriffskontrolle und lückenloses Controlling

Die administrative Steuerung und Überwachung dieser Prozesse erfolgt zentral über das AI Center, ein Modul im WalkMe Admin Center. Hier finden IT-Verantwortliche alle Werkzeuge für das Wissensmanagement, die Sicherheitskonfiguration und die Kostenkontrolle.

Rollenbasierte Wissenssegmentierung

Es ist von kritischer Bedeutung, dass Mitarbeiter über die KI-Suche nur auf Informationen zugreifen können, die für ihre spezifische Rolle relevant sind. Das AI Center ermöglicht eine detaillierte Segmentierung der Wissensquellen. So kann restriktiv festgelegt werden, dass sensible Dokumente wie Gehaltstabellen exklusiv der Personalabteilung oder Führungskräften in der KI-Suche zur Verfügung stehen. Diese Berechtigungen basieren nahtlos auf den bestehenden WalkMe-Nutzersegmenten; Änderungen treten sofort und ohne einen erneuten Veröffentlichungsprozess (Publish) in Kraft.

Universal Mode und DSGVO-Kontrolle per Blocklist

WalkMe kann im sogenannten Universal Mode betrieben werden, bei dem die Action Bar auf jeder vom Nutzer besuchten Webseite aktiv ist. Was auf den ersten Blick wie ein Datenschutzrisiko wirkt, ist durch eine gezielte Steuerungsmöglichkeit abgesichert: Administratoren können spezifische URLs auf eine Blocklist setzen – etwa private Banking-Seiten oder externe Portale ohne Unternehmensbezug. So lässt sich präzise definieren, wo die KI-Assistenz aktiv ist und wo nicht, was eine saubere DSGVO-konforme Abgrenzung des Wirkungsbereichs ermöglicht.

Das AI Usage Dashboard als Budget-Bremse

Da die Nutzung von Enterprise-KI-Modellen direkte Auswirkungen auf die IT-Kosten hat, liefert das AI Usage Dashboard absolute Transparenz über vier zentrale Governance-Werkzeuge:

  • Token-Überwachung: Detaillierte Aufschlüsselung von Input- und Output-Token pro Sprachmodell, um den exakten Verbrauch zu überwachen.
  • System-Interaktionsanalyse: Identifiziert präzise jene Anwendungen im Unternehmen (z. B. CRM vs. SAP Cloud ERP), die den höchsten KI-Traffic und damit die meisten Kosten verursachen.
  • Model Cost Calculator: Ermöglicht die Hinterlegung Ihrer spezifischen Vertragspreise für Token, um eine präzise Schätzung der laufenden monatlichen Kosten zu erhalten.
  • Budget-Cap: Ein automatisches Sicherheitsventil, das Administratoren benachrichtigt, sobald 90 % eines definierten Budgetrahmens erreicht sind.

Lesetipp: Sicherheit ist die eine Seite, saubere Daten die andere. Wie Sie Falscheingaben im ERP-System direkt am Point-of-Entry semantisch verhindern, erfahren Sie in diesem Artikel: „Data Quality 2026: SmartTips sichern Ihr SAP Cloud ERP”.

Moodbild 2 Hybride Systemlandschaften Wie SAP Cloud ERP Joule und Walk Me Prozessbrueche schliessen
Moodbild 3 Hybride Systemlandschaften Wie SAP Cloud ERP Joule und Walk Me Prozessbrueche schliessen

Revisionssicherheit für die Zukunft: Autonome Agenten im Zaum halten

Die Relevanz einer übergeordneten Governance-Ebene wird beim Blick in die nahe Zukunft noch deutlicher. Es ist geplant, dass generative KI-Systeme wie der SAP-Copilot Joule bis zum ersten Halbjahr 2026 eine agentische Orchestrierung unterstützen. KI-Agenten werden dann komplexe, mehrstufige Workflows über verschiedene Systeme hinweg vollkommen eigenständig planen und ausführen.

In diesem Szenario übernimmt WalkMe die Rolle des digitalen Sicherheitsgurts. Über sogenannte Machine-verifiable Data Contracts stellt das System im Hintergrund sicher, dass autonome Agenten die Compliance-Regeln des Unternehmens strikt einhalten. Gibt ein KI-Agent beispielsweise eine Zahlung frei, prüft WalkMe im Hintergrund, ob alle notwendigen Genehmigungen vorliegen, und dokumentiert die Entscheidung revisionssicher.

Neben der Kontrolle autonomer Agenten investiert WalkMe mit dem Learning Arc (verfügbar seit Q1 2026) in die menschliche Seite der Compliance: Die Technologie nutzt generative KI, um personalisierte Lernpfade in Echtzeit zu erstellen – basierend auf den Wissenslücken, die durch das tatsächliche Nutzerverhalten in den Anwendungen erkannt werden. Anstatt alle Mitarbeiter durch generische Pflichtschulungen zu führen, lernen sie datenschutzkonformes und prozessgerechtes Verhalten genau dort, wo es relevant wird: im Arbeitskontext. Das ist Compliance-Schulung der nächsten Generation.

Lesetipp: Wie WalkMe autonome KI-Agenten und das CX Toolkit in hybriden Systemlandschaften orchestriert, lesen Sie hier:„Hybride Systemlandschaften: Wie SAP Cloud ERP, Joule und WalkMe Prozessbrüche schließen"”.

Fazit: KI-Produktivität und Compliance schließen sich nicht mehr aus

Wer im Jahr 2026 die Transformationsschuld abbauen und die Produktivität seiner Belegschaft maximieren will, darf keine Abstriche bei der IT-Sicherheit machen. Die Kombination aus client-seitigem Speicher (Lokales Memory), der Nutzung eigener LLM-Instanzen (BYOLLM), der präzisen Budget- und Zugriffskontrolle im AI Center sowie der gezielten DSGVO-Steuerung per Blocklist beweist: Mit WalkMe lässt sich eine sichere, DSGVO-konforme KI-Infrastruktur etablieren.

Dass sich diese strategische Investition lohnt, zeigen nicht nur die gesteigerte Datengüte und Prozesssicherheit: Unternehmen erzielen durch den Einsatz einer Digital Adoption Solution einen ROI von über 400 % über drei Jahre und erreichen laut Gartner eine um 64 % schnellere Time-to-Value bei ihren digitalen Transformationsprojekten.

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