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Digital Adoption statt Schulungsmarathon: Wie Sie mit WalkMe die SAP Concur Akzeptanz maximieren

Artikeltitelbild Digital Adoption statt Schulungsmarathon

Inhaltsverzeichnis

Sie haben in SAP Concur investiert, um Ihre Reisekostenabrechnung im Unternehmen zu automatisieren und Prozesse zu beschleunigen. Doch die Realität sieht oft anders aus: Die Hotline im Finanzbereich läuft heiß, Belege fehlen oder sind falsch zugeordnet, und Mitarbeiter empfinden das neue Tool eher als bürokratische Hürde denn als Hilfe. Das Problem ist selten die Software selbst. Das Problem ist, wie wir Menschen an sie heranführen. In einer Zeit, in der Apps privat intuitiv funktionieren, akzeptieren Mitarbeiter keine 50-seitigen PDF-Handbücher mehr. Die Lösung liegt in der Kombination aus intelligenter Software und direkter Prozessbegleitung. Als Experten für Prozessoptimierung zeigen wir Ihnen, wie Sie mit WalkMe – seit September 2024 Teil der SAP-Familie – und unserer maßgeschneiderten Implementierungsstrategie die Akzeptanz ab Tag 1 sichern.

Die Realität: Warum Schulungen auf Vorrat nicht funktionieren

Wie viel behalten Sie von einer Software-Schulung, wenn Sie das Gelernte erst drei Wochen später anwenden müssen? Die Forschung ist eindeutig: Klassische Schulungen scheitern an der „Ebbinghaus-Vergessenskurve“. Nach einer Stunde sind 50 % des passiv gehörten Wissens bereits verschwunden, nach einem Tag 70 %.

Bei SAP Concur ist das besonders kritisch. Viele Mitarbeiter reisen oft nur sporadisch. Wenn sie dann vor der Abrechnung sitzen, wissen sie nicht mehr genau, welche Kostenstelle sie wählen müssen oder wie der Bewirtungsbeleg korrekt gesplittet wird.

Die Folge:

  • Frust: „Das System ist zu kompliziert.“
  • Fehler: Die Buchhaltung muss manuell korrigieren.
  • Kosten: Der erhoffte ROI der SAP Concur-Einführung schmilzt dahin.
  • Compliance-Risiken: Richtlinienverstöße bleiben unentdeckt bis zum Audit.

Der Gamechanger: WalkMe als Ihr digitales Navigationssystem

Um diese Lücke zu schließen, setzen wir auf Digital Adoption Platforms (DAP), konkret: WalkMe – die führende Plattform, die SAP im September 2024 für 1,5 Milliarden Dollar übernommen hat.

Stellen Sie sich WalkMe wie ein Navigationssystem für Ihr Auto vor. Sie studieren vor der Fahrt nach München keine Landkarte ein. Sie fahren los, und das Navi sagt Ihnen an der Kreuzung: „Jetzt rechts abbiegen“. Genau das tut WalkMe in SAP Concur. Es legt sich als unsichtbare Schicht über die Software. Sobald ein Mitarbeiter unsicher ist oder einen Fehler macht, greift das Tool ein – in Echtzeit und direkt im Prozess.

  • SmartWalk-Thrus: Kontextsensitive Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die sich an die Rolle des Users anpassen. Best Practices helfen, effiziente Walk-Thrus zu gestalten.
  • Smart Validation: WalkMe prüft Eingaben nicht nur gegen Ihre Reiserichtlinien (z. B. Hotelübernachtung maximal 150€), sondern auch gegen Formatierungs- und Benennungsvorgaben (z. B. „Reisender – Reiseort – Zweck der Reise“). Bei Verstößen erscheint sofort ein Fehler mit klarem Hinweis zur Korrektur – Abschicken wird blockiert, bis alles korrekt ist.
  • ShoutOuts: Automatische Hinweise bei Prozessänderungen oder neuen Richtlinien.
  • Automation & Launcher: Routineaufgaben werden dem Nutzer abgenommen – etwa das automatische Ausfüllen wiederkehrender Felder.
  • Analytics Dashboard: Es zeigt Ihnen in Echtzeit, wo User abbrechen, welche Prozesse Probleme verursachen und wie sich die Adoption entwickelt. In diesem Artikel haben wir Ihnen mehr zu WalkMe Insights und Analytics zusammengefasst.

Warum die Lizenz allein nicht reicht: Unsere 2-Phasen-Implementierung

Hier liegt der entscheidende Punkt, den viele Unternehmen unterschätzen: WalkMe ist ein mächtiges Werkzeug, aber es kommt „leer“ zu Ihnen. Es kennt Ihre Genehmigungsworkflows, Ihre Spesenpauschalen und Ihre Compliance-Regeln nicht. Einfach nur die Lizenz zu kaufen, löst kein Problem. Damit WalkMe funktioniert, muss es perfekt auf Ihre Unternehmensprozesse zugeschnitten sein. Genau hier setzen wir bei rocon mit unserer Beratungs- und Implementierungsleistung an:

Phase 1: Discovery & Prozess-Analyse

Wir installieren nicht einfach eine Software. Wir analysieren zuerst Ihre Schmerzpunkte in SAP Concur:

  • Process Mining: Wo brechen User tatsächlich ab? Welche Prozessschritte verursachen die meisten Support-Tickets?
  • Stakeholder-Interviews: Finance-Team, Vielreisende, IT, Assistenzen
  • Reiserichtlinien-Audit: Welche Regeln werden am häufigsten verletzt?
  • User-Segmentierung: Wer braucht welche Art von Guidance?

Darauf basierend entwickeln wir eine priorisierte „Guidance-Strategie“.

Phase 2: Content-Building & Konfiguration

Jetzt wird Ihre Guidance-Strategie aus Phase 1 in konkrete WalkMe-Inhalte übersetzt. Wir bauen die sogenannten „Walk-Thrus“, „Smart Tips“, „ShoutOuts“ und Validierungsregeln exakt für Ihre Richtlinien – und zwar so, wie es am besten zu Ihren Ressourcen passt.

Wir arbeiten dabei typischerweise in einem Hybrid-Modell:

  • Wir erstellen für Sie bis zu 12 priorisierte Walk-Thrus für Ihre wichtigsten Prozesse.
  • Parallel dazu schulen wir Ihr Team so, dass es im Anschluss eigenständig weiteren WalkMe-Content erstellen und pflegen kann.
  • Auf Wunsch können wir auch alle Inhalte vollständig für Sie bauen – die Pakete mit bis zu 12 Prozessen sind unser erprobter Standard, nicht die Obergrenze.

Was Sie konkret erhalten:

  • 8–12 einsatzbereite Walk-Thrus für Ihre häufigsten Prozesse – rollensensitiv konfiguriert
  • Automatisierte Validierungsregeln, die Fehler und Formatverstöße blockieren, bevor sie entstehen
  • Segmentierte User Experience für unterschiedliche Zielgruppen
  • Ein konfiguriertes Analytics-Dashboard für Transparenz über Nutzung und Abbrüche

Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter können ab Tag 1 produktiv arbeiten, Ihre Buchhaltung erhält saubere Daten ohne Nacharbeit, Ihre Hotline wird spürbar entlastet – und Ihr Team ist befähigt, WalkMe selbst weiter auszubauen.

Neugierig geworden? Hier gibt es einen Überblick über unsere roc´ket Pakete.

Best Practices: So sichern wir Ihren Erfolg

Aus unseren Kundenprojekten wissen wir, welche Hebel die Akzeptanz wirklich steigern:

  • Zielgruppen-Segmentierung: Wir konfigurieren WalkMe so, dass Vielreisende andere Tipps sehen als die Assistenz der Geschäftsführung. Jeder bekommt nur die Hilfe, die er braucht – kein „Over-Guidance“, das erfahrene User nervt.
  • Daten-Hygiene an der Quelle: Wir implementieren Validierungsregeln, die Fehler verhindern. Das Ergebnis: Saubere Daten für Ihr Finance-Team ohne Rückfragen, messbar höhere Policy Compliance.
  • Onboarding-Beschleunigung: Neue Mitarbeiter lernen SAP Concur „on the Job“. Unsere WalkMe-Touren ersetzen teure Präsenzschulungen fast vollständig – Time-to-Competency sinkt um bis zu 40%.
  • Change Management als Fundament: Technologie allein löst keine Akzeptanzprobleme. Wir entwickeln mit Ihnen eine Communication Strategy, die den Mehrwert für Mitarbeiter klar macht, und bauen ein Champion-Programm auf.

Messbare KPIs definieren: Gemeinsam legen wir fest, woran wir Erfolg messen:

  • User Activation Rate (aktive Nutzer vs. Gesamtbelegschaft)
  • Support-Ticket-Reduktion
  • Error Rate bei Buchungen
  • Policy Compliance Rate
  • Time-to-Competency für neue Mitarbeiter

Herausforderungen von WalkMe realistisch betrachtet

Transparenz gehört zu unserer Beratungsphilosophie. WalkMe ist vielseitig und zuverlässig, aber kein Wundermittel. Eine WalkMe‑Implementierung ist selten irgendwann „final“ abgeschlossen – der Content entwickelt sich vielmehr kontinuierlich weiter.

Im laufenden Betrieb werden Inhalte nach und nach erweitert und angepasst, und zwar genau dort, wo die Auswertungen Lücken oder hohe Abbruchquoten zeigen. Hier ein paar Beispiele aus unserer Praxis:

  • Content-Maintenance: WalkMe ist relativ robust gegenüber System‑Updates: Die Plattform erkennt, wenn sich Felder, Buttons oder Menüpunkte verändern, und versucht, bestehende Walk‑Thrus und Hinweise automatisch wiederherzustellen. Trotzdem empfehlen wir nach größeren Updates eine manuelle Prüfung durchzuführen, ob alle Prozesse noch korrekt laufen. Wo WalkMe unsicher ist, greifen wir manuell ein, passen die Guidance an und stellen sicher, dass Ihre Investition langfristig geschützt bleibt.
  • Change Resistance: Nicht alle Mitarbeiter akzeptieren sofort „Pop-up-Guidance“. Unser Change Management sorgt dafür, dass der Mehrwert kommuniziert wird.
  • Total Cost of Ownership: WalkMe selbst verursacht keine separaten Wartungsgebühren – die Lizenzen laufen in der Regel über 1–3 Jahre und verlängern sich danach je nach Bedarf. Kosten entstehen vor allem für die Implementierung (Erstellung und Anpassung der Inhalte) sowie optional für weitere Services wie Schulungen oder individuelle Content‑Erweiterungen. Diese Services buchen Sie bedarfsgerecht dazu, ohne dass eine laufende Wartungsgebühr anfällt.

Mit Technologie Mitarbeiterakzeptanz erfolgreich steigern

Eine erfolgreiche SAP Concur-Einführung steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz. Mit der Kombination aus der führenden Reisekosten-Software und einer professionell implementierten Digital Adoption Platform schaffen Sie den Sprung vom Frust zur Effizienz. Überlassen Sie die User Experience nicht dem Zufall. Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter SAP Concur nicht nur nutzen müssen, sondern es gerne und richtig tun.

Sie wollen Ihre SAP Concur-Prozesse optimieren?

Wir unterstützen Sie ganzheitlich – von der Discovery-Phase mit Process Mining über die technische Implementierung bis zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer individuellen WalkMe-Lösung.

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