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Best Practice: Effektive Smart Walk-Thrus gestalten

Titelbild Smart Walk Thrus

Inhaltsverzeichnis

Neue SAP-Anwendungen und komplexe Prozesse fordern Ihre Mitarbeiter täglich heraus. Wie stellen Sie sicher, dass sie von Anfang an produktiv sind? Gerade im Umfeld der SAP Business Suite – von SAP Ariba über SAP S/4HANA Cloud Public Edition bis hin zur SAP Business Technology Platform – stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, Anwender schnell, effizient und vor allem selbstständig durch die verschiedenen Module zu führen. Genau hier setzen intelligente Benutzerführungen, sogenannte Smart Walk-Thrus von WalkMe, an. Sie versprechen eine signifikante Verbesserung der User Experience (UX) und entlasten Ihre Support-Teams.

Doch wie gestaltet man diese digitalen Führungen so, dass sie wirklich den gewünschten Effekt erzielen? Unsere Erfahrung zeigt: Weniger ist oft mehr.

Wie kurz muss ein Smart Walk-Thru sein, um wirklich zu wirken?

Ein Smart Walk-Thru sollte den Nutzer nicht mit langen, überfrachteten Anleitungen überfordern, sondern zielgerichtet und ohne Umwege zum Erfolg führen. Wir setzen daher auf kurze Navigationspfade. Ein idealer Smart Walk-Thru sollte nicht mehr als 20 Schritte umfassen; oft genügen schon 8–10 kontextbezogene Sprechblasen (Balloons), um die Aufgabe zu vermitteln.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass sich Ihre Anwender auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren können, ohne durch unnötige Informationen abgelenkt zu werden. Das Ergebnis: weniger Frustration, schnellere Einarbeitung und höhere Akzeptanz der Software.

Stellen Sie sich die Einarbeitung in SAP Fieldglass für externe Mitarbeiter vor: Anstatt eines einzigen, langen Walk-Thrus für den gesamten Prozess der Zeiterfassung unterteilen wir diesen in kleinere, modulare „Mini“-Smart Walk-Thrus. Einen für die erstmalige Anmeldung, einen für die Eingabe von Arbeitszeiten und einen weiteren für die Genehmigung durch den Vorgesetzten. Diese „Mini“-Walk-Thrus lassen sich dann gezielt über Launcher oder SmartTips initiieren – genau dann, wenn der Nutzer die jeweilige Funktion benötigt.

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Wie sollten Smart Walk-Thrus gestaltet sein, damit Nutzer effizient damit arbeiten können?

Ein effektiver Smart Walk-Thru entsteht nicht am Reißbrett, sondern aus einem tiefen Verständnis für die Anwender. Bevor wir eine Führung konzipieren, stellen wir uns grundlegende Fragen:

  • Welche Ziele verfolgen Ihre Nutzer? Was wollen sie in SAP Concur buchen? Wie legen sie in SAP SuccessFactors einen neuen Mitarbeiter an?
  • Wo könnten sie stecken bleiben oder verwirrt sein? Ist die Navigation in SAP Business Network intuitiv genug für alle Anwenderrollen?
  • Wie können wir kontextbezogene Informationen genau im richtigen Moment bereitstellen? Benötigt der Nutzer beim Ausfüllen eines Formulars in SAP Customer Experience eine spezielle Erläuterung zu einem bestimmten Feld?

Indem wir die Perspektive des Nutzers einnehmen, können wir eine intuitive Führung schaffen, die den Arbeitsablauf nahtlos unterstützt und Frustrationen vermeidet. Das ist gerade im Zeitalter von New Work essenziell, wo Mitarbeiter flexible und effiziente Tools erwarten.

Wie lässt sich die Relevanz der Smart Walk-Thrus maximieren?

Um die Relevanz der Smart Walk-Thrus zu maximieren, ist eine gezielte Segmentierung unerlässlich. Dies bedeutet, dass wir die Inhalte auf spezifische Nutzerszenarien zuschneiden, basierend auf Auslösern (Triggern) oder Startpunkten:

  • Trigger-basierte Segmentierung: Erstellen Sie separate Abläufe für unterschiedliche Aktionen. Ein Beispiel wäre ein Walk-Thru, der nur ausgelöst wird, wenn ein Benutzer zum ersten Mal eine Bestellung in SAP Ariba aufgibt, im Gegensatz zu einem wiederkehrenden Bestellvorgang. Oder eine spezifische Anleitung, wenn ein Fehler beim Log-in in SAP Business Data Cloud auftritt.
  • Startpunkt-Segmentierung: Gestalten Sie unterschiedliche Pfade für Nutzer, die Ihre Anwendung von verschiedenen Einstiegspunkten aus betreten. Ein Benutzer, der direkt über einen Link zu einer bestimmten Transaktion in SAP S/4HANA Cloud Public Edition gelangt, benötigt möglicherweise eine andere Führung als jemand, der über das Hauptdashboard einsteigt.
Best Practices Walk Me 1
Best Practices Walk Me 2

Best Practices: Ein Smart Walk-Thru in der Praxis

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Smart Walk-Thru für die Erstanmeldung und den Datenimport in SAP Business Technology Platform erstellen. Anstatt einer einzigen, langen Führung würden wir nach den genannten Prinzipien vorgehen:

  • Kurze Navigationsflüsse: ein separater Walk-Thru für den Registrierungsprozess (8–10 Schritte) und ein weiterer für den initialen Datenimport (maximal 15 Schritte).
  • Modulare „Mini“-Walks: Ein kleiner Walk-Thru könnte speziell die Einrichtung der API-Schlüssel erklären und wird nur dann über einen SmartTip angezeigt, wenn der Nutzer sich im Bereich der API-Konfiguration befindet.
  • Trigger und Startpunkte: Der Walk-Thru für die Registrierung wird automatisch ausgelöst, sobald ein neuer Nutzer die Anmeldeseite betritt. Der Datenimport-Walk-Thru wird nur aktiv, wenn der Nutzer zum ersten Mal den entsprechenden Menüpunkt "Datenimport" anklickt.

Durch die konsequente Anwendung dieser Best Practices schaffen wir Smart Walk-Thrus, die nicht nur effektiv, sondern auch prägnant sind – und so die gesamte Benutzererfahrung innerhalb der SAP Business Suite nachhaltig verbessern und den Schulungsaufwand erheblich senken.

Fazit: Weniger Komplexität, mehr Erfolg

Die Gestaltung effektiver Smart Walk-Thrus erfordert einen durchdachten Ansatz, der Prägnanz mit Nutzerzentrierung und intelligenter Segmentierung verbindet. In einer Zeit, in der digitale Kompetenzen immer wichtiger werden, sind intuitive und schlanke Benutzerführungen ein entscheidender Faktor, um die Akzeptanz von Software zu erhöhen, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern und Ihre Teams zu entlasten. Erinnern Sie sich: Wenn es darum geht, erfolgreiche Smart Walk-Thrus zu entwickeln, ist weniger tatsächlich mehr.

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