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Fahrtkosten oder Homeoffice-Pauschale? So machen Sie beide Posten geltend

Titelbild Fahrtkosten oder Homeoffice

Inhaltsverzeichnis

In der heutigen Arbeitswelt stehen Arbeitnehmer häufig vor der Frage, welche Kosten sie gegenüber dem Finanzamt steuerlich geltend machen können. Kann ich mein Arbeitszimmer als Arbeitnehmer steuerlich absetzen? Ab wann darf ich die Pendlerpauschale nutzen und was ist die Homeoffice-Pauschale? Diese Fragen sind besonders relevant, wenn es um Fahrtkosten oder die Homeoffice-Pauschale geht, insbesondere in Zeiten von vermehrtem Homeoffice und flexibler Arbeitsplatzgestaltung. Hier erfahren Sie, wie Sie Fahrtkosten korrekt angeben und die Homeoffice-Pauschale optimal nutzen.

Wann sind Arbeitskosten von der Steuer als Werbungskosten absetzbar?

Arbeitskosten sind steuerlich absetzbar, wenn sie:

  • beruflich veranlasst sind,
  • nicht anderweitig erstattet werden und
  • in direktem Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit stehen.

Zu den absetzbaren Arbeitskosten gehören beispielsweise Pendlerkosten, also Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das Finanzamt prüft diese Kosten im Rahmen der Steuererklärung und berücksichtigt dabei auch die Art der Tätigkeit und die Anzahl der Arbeitstage.

Unterschiede in der steuerlichen Behandlung zwischen Pendelkosten und Homeoffice

Die Unterschiede zwischen Pendelkosten und Homeoffice liegen vor allem in der Art der entstehenden Ausgaben und den jeweiligen steuerlichen Regelungen.

Pendlerkosten entstehen, wenn Sie regelmäßig von Ihrer Wohnung zum Arbeitsplatz pendeln – sei es mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad. Diese Ausgaben können Sie in der Regel als Werbungskosten absetzen, indem Sie entweder die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) nutzen oder die tatsächlichen Kosten angeben.

Homeoffice-Kosten entstehen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Dazu zählen Ausgaben für Büromaterial, Möbel oder technische Ausstattung. Hier haben Sie die Wahl: Entweder setzen Sie die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer ab oder Sie nutzen die Homeoffice-Pauschale.

Arbeitnehmer pendelt im Auto zur Arbeit
Arbeitnehmerin mit Laptop im Homeoffice

Pendlerkosten absetzen

Lassen Sie uns nun genauer betrachten, was die Pendlerpauschale ist und wie Sie Pendlerkosten steuerlich absetzen können.

Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) ermöglicht es Ihnen, pro Arbeitstag 30 Cent pro Kilometer der einfachen Entfernung zum Arbeitsplatz abzusetzen. Ab dem 21. Kilometer steigen diese 30 Cent auf 38 Cent. Diese Pauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel und deckt alle Kosten ab, sei es mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß.

Alternativ können Sie die tatsächlichen Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen, hierfür benötigen Sie jedoch detaillierte Nachweise. Zu den absetzbaren Kosten gehören Kraftstoffkosten, Reparatur- und Wartungskosten, Fahrzeugabschreibung, Versicherungskosten, Kfz-Steuer, Parkgebühren sowie Tickets für öffentliche Verkehrsmittel.

Vorteile und Nachteile

  • Pendlerpauschale: Diese ist unkompliziert und erfordert weniger Nachweise gegenüber dem Finanzamt. Sie eignet sich besonders, wenn Ihre tatsächlichen Kosten unter dem Pauschalbetrag liegen oder wenn Sie kein Auto nutzen.
  • Tatsächliche Kosten: Wenn Ihre Fahrtkosten deutlich höher sind als die Pauschale, kann die Angabe der tatsächlichen Kosten vorteilhaft sein. Sie müssen dann jedoch eine gründliche Dokumentation und detaillierte Nachweise vorlegen.

Homeoffice geltend machen

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Ihr Homeoffice steuerlich geltend zu machen: Entweder Sie setzen ein häusliches Arbeitszimmer ab oder Sie nehmen die Homeoffice-Pauschale in Anspruch.

Häusliches Arbeitszimmer absetzen

Um Ihr Arbeitszimmer als Werbungskosten abzusetzen, muss es sich um einen separaten, abgeschlossenen Raum handeln, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird. Private Mitbenutzung darf nur maximal 10 % betragen. Kosten wie Mietanteile, Strom- und Heizkosten, Internet- und Telefonkosten sowie Abschreibungen von Arbeitsmitteln müssen detailliert in der Steuererklärung aufgeführt und nachgewiesen werden. Die Aufteilung der Kosten erfolgt nach dem Flächenanteil des Arbeitszimmers.

Homeoffice-Pauschale nutzen

Alternativ können Sie seit 2023 die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 6 € pro Tag für bis zu 210 Tage (maximal 1.260 € jährlich) absetzen. Diese Pauschale deckt die zusätzlichen Kosten für Strom, Heizung, Wasser und Telefon sowie den Wegfall der Pendlerpauschale für den Arbeitsweg ab.

Im Vergleich zur Absetzung eines häuslichen Arbeitszimmers ist die Homeoffice-Pauschale unkomplizierter und erfordert keine detaillierten Nachweise. Allerdings ist es nicht möglich, sowohl ein häusliches Arbeitszimmer als auch die Homeoffice-Pauschale gleichzeitig geltend zu machen.

Tipps zur korrekten Dokumentation und Nachweisführung

  • Arbeitszeitprotokoll führen: Notieren Sie die Tage, an denen Sie im Homeoffice arbeiten, und welche Tätigkeiten Sie dort erledigen. So belegen Sie die berufliche Nutzung Ihres Arbeitsplatzes.
  • Kosten klar trennen: Achten Sie darauf, die Kosten für Ihren Arbeitsplatz im Homeoffice klar von privaten Ausgaben zu trennen.
  • Belege aufbewahren: Bewahren Sie alle Belege für Homeoffice-Ausgaben sorgfältig auf.

Hinweis: Falls Sie bereits ein häusliches Arbeitszimmer unter den Werbungskosten absetzen, ist die gleichzeitige Nutzung der Homeoffice-Pauschale nicht möglich.

Steuererklärung mit Ordner mit belegen fürs Finanzamt
Arbeitnehmende sitzt in ihrer Küche im Homeoffice

Besondere Situationen

Hybrides Arbeitsmodell abbilden

In modernen Arbeitsmodellen wechseln Arbeitnehmer häufig zwischen Homeoffice und Büroarbeit. Auch in diesen Fällen müssen die Tage, an denen Sie im Homeoffice arbeiten, korrekt dokumentiert werden, um die Pauschalen oder Fahrtkosten abzusetzen.

Homeoffice-Vertrag und Fahrtkosten

Arbeitnehmer mit einem Homeoffice-Vertrag können Fahrtkosten ins Büro absetzen, wenn sie gelegentlich ins Büro fahren. Diese Fahrtkosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet und können nicht zusätzlich steuerlich abgesetzt werden.

Fahrtkosten zu Kunden oder Messen

Auch Fahrtkosten zu Kundenbesuchen oder Messen können steuerlich abgesetzt werden. Da wir uns hier im Bereich der Geschäftsreisen befinden, können Tools wie SAP Concur bei der automatisierten Berechnung und Abrechnung der Kilometerpauschale unterstützen. So behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten und reduzieren das Risiko von Fehlern bei der Berechnung.

Grenzgänger ‒ Das ist zu beachten

Für Grenzgänger, die beispielsweise in die Schweiz pendeln, gelten besondere steuerliche Regelungen, die im Grenzgängerabkommen zwischen Deutschland und der Schweiz festgelegt sind. Auch Grenzgänger können grundsätzlich die Pendlerpauschale für ihre Fahrten zum Arbeitsort geltend machen. Es ist jedoch ratsam, sich individuell steuerlich beraten zu lassen, da die genauen Bedingungen von den persönlichen Umständen und dem jeweiligen Abkommen abhängen können.

Fazit: Steuerliche Vorteile von Homeoffice und Pendeln gezielt nutzen

Die Möglichkeit, zwischen Homeoffice und Pendeln zu wählen, bietet Ihnen als Arbeitnehmer eine große Flexibilität. Gleichzeitig ist es wichtig, die steuerlichen Anforderungen genau zu kennen. Während Pendelkosten und die Kilometerpauschale leicht abzusetzen sind, erfordert die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers eine präzise Dokumentation. Auch bei hybriden Arbeitsmodellen und flexiblen Arbeitsformen müssen Sie sorgfältig zwischen den Arbeitsorten differenzieren. Mit der richtigen Planung und Kenntnis der steuerlichen Regelungen können Sie beide Modelle optimal nutzen und Ihre Arbeitskosten erfolgreich von der Steuer absetzen. Mit der richtigen Planung und Kenntnis der steuerlichen Regelungen können Sie Homeoffice und Pendeln optimal nutzen und Ihre Arbeitskosten erfolgreich von der Steuer absetzen.

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