Papierlose Reisekostenabrechnung: Vorteile und rechtliche Grundlagen

Rechtliche Grundlagen: GoBD regelt die Aufbewahrung und Verwaltung von Belegen

Im November 2019 veröffentlichte das BMF, das Bundesministerium für Finanzen, eine neue Fassung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Darin ist auch eine aktualisierte Fassung der Richtlinie für die Verwaltung und Aufbewahrung von elektronischen Belegen enthalten. Damit werden auch digitalisierte Belege steuerrechtlich anerkannt.

Nachdem die neue Fassung schon kurze Zeit später zurückgezogen wurde, trat sie im November 2019 in Kraft. Das bedeutet für das Travelmanagement, dass Buchhaltungsprozesse bei der Abrechnung von Reisekosten vereinfacht werden und sich einer komplett papierlosen Abrechnung annähern.

Papierlose Abrechnung in der Praxis – Fakten statt Vorurteile

Mit der Neufassung der GoBD vom 28.11.2019 wird festgelegt, dass das Abfotografieren von Belegen mit dem Scanprozess gleichgesetzt ist. Darunter fallen alle Dokumente, die mit dem Smartphone bzw. einer App erfasst werden. Daraus ergeben sich für Unternehmen diverse Vorteile, die eine Reisekostenabrechnung enorm erleichtern.

Reisekostenabrechnung von unterwegs

Das mobile Scannen von Belegen im Ausland ist somit erlaubt. Beim Einreichen des Belegs ist es egal, ob es sich um einen Scan oder eine Fotografie handelt. Gerade für Dienstreisende, die ihre Reisekostenabrechnung schnell von unterwegs erledigen wollen, ist das eine große Erleichterung.

Wichtig hierbei sind folgende Faktoren:

• Erfassung: Die Belege müssen zeitnah nach ihrer Entstehung digitalisiert werden. Das ist z. B. mit der SAP Concur Mobile App (iOS & Android) möglich.
• Lesbarkeit und Vollständigkeit: Die steuerrechtlich relevanten Informationen (z. B. Betrag, Datum, Leistungsempfänger, Art der Aufwendung) müssen komplett und klar erkennbar sein.
• Integrität: Die digitalen Belege müssen so aufbewahrt werden, dass nachträgliche Veränderungen nicht möglich oder zumindest protokolliert werden.
• Verfahrensdokumentation: Eine detaillierte Dokumentation muss den gesamten Prozess der digitalen Reisekostenabrechnung und Belegverarbeitung so beschreiben, dass er für Prüfer nachvollziehbar ist und Auskunft über die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Ausgabe der digitalen Belege gibt.
• Aufbewahrung: Die digitalen Belege müssen in einer geordneten und nachvollziehbaren Struktur aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist muss dabei eingehalten werden (bis Ende 2024: 10 Jahre, danach 8 Jahre).
• Auswertbarkeit: Die digitalen Belege müssen jederzeit maschinell auswertbar sein.

Klingt kompliziert? Schauen wir uns dieses Beispiel an:

Ein Mitarbeiter ist auf Dienstreise und erhält eine Hotelrechnung. Jetzt startet der Prozess wie folgt:

• Belegerfassung: Der Mitarbeiter fotografiert während der Dienstreise seine Hotelrechnung mit der Reisekostenabrechnungs-App auf seinem Smartphone.
• Datenextraktion: Mit Hilfe von AI (Artifical intelligence) und ML (Machine Learning) extrahiert die App automatisch alle relevanten Informationen aus dem Bild.
• Einreichung: Zum Ende der Dienstreise reicht der Mitarbeiter seine Reisekostenabrechnung ein, sobald er alle weiteren Belege (z. B. Flug, Mietwagen, öffentliche Transportmittel) hinzugefügt und alle weiteren Informationen (z. B. Reiseverlauf zur Taggeldberechnung, Mahlzeitenkürzungen) erfasst und geprüft hat.
• Freigabe: Der Vorgesetzte des Mitarbeiters genehmigt die Reisekostenabrechnung und bestätigt damit die geschäftliche Notwendigkeit. Diese Freigabe erfolgt ebenfalls digital in der App.
• Prüfung: Ein Sachbearbeiter der Buchhaltung überprüft die Reisekostenabrechnung aus buchhalterischer Sicht auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Große Teile dieser Prüfung können automatisiert werden, um den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren.
• Buchung: Die geprüfte Reisekostenabrechnung wird automatisch an das Buchhaltungssystem übertragen. Das umfasst auch die digitalen Belege. Die Übertragung erfolgt mittels eines vorkonfigurierten Konnektors, der mit SAP Concur bereitgestellt wird.
• Archivierung: Die digitalen Belege werden in das revisionssichere Archiv gespeichert, das bereits an das Buchhaltungssystem angeschlossen ist bzw. angeschlossen wird.

Die Vorteile der papierlosen Reisekostenabrechnung: Mehr als nur eine digitale Lösung

Die papierlose Reisekostenabrechnung hat sich als echte Effizienzrevolution in Unternehmen etabliert und bietet weit mehr als nur technische Vorteile. Im Kern geht es um eine grundlegende Prozessoptimierung. Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsmitarbeiter kann seine Belege bereits während der Reise einfach per Smartphone-Scan in Sekundenschnelle erfassen. Wo früher Stunden für manuelle Eingaben und Abstimmungen benötigt wurden, reduziert sich der Aufwand heute auf wenige Minuten. Studien zeigen, dass Unternehmen durch digitale Lösungen bis zu 70 % Zeit bei der Reisekostenabrechnung einsparen können.

Aber die Vorteile gehen weit über Zeitersparnis hinaus. Jeder eingereichte Beleg bedeutet nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern auch direkte Kosten. Traditionelle Prozesse verursachen pro Beleg Kosten zwischen 15 und 25 Euro – Ausgaben, die durch automatisierte Systeme praktisch eliminiert werden. Moderne Software erkennt Belege automatisch, prüft deren Plausibilität und reduziert so menschliche Fehlerquoten in der Buchhaltung drastisch.

Auch rechtlich bietet die papierlose Reisekostenabrechnung entscheidende Vorteile. Die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD gewährleistet, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert sind. Bei einer Steuerprüfung können Sie Ihre Belege sofort und vollständig vorlegen – ein Aspekt, der Unternehmen erhebliche Rechtssicherheit gibt.

Nicht zuletzt profitieren auch Ihre Mitarbeiter. Die Möglichkeit, Belege für die Reisekosten flexibel und ortsunabhängig einzureichen, schafft Zufriedenheit. Transparente Bearbeitungsstände und schnellere Kostenerstattungen verbessern die Motivation und Bindung der Mitarbeiter.

Ein oft unterschätzter Aspekt ist zudem der Nachhaltigkeitseffekt. Jede papierlose Lösung trägt zur Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks bei. Weniger Papierverbrauch, keine physischen Transportwege für Belege – das sind konkrete Beiträge zum Umweltschutz.

Die papierlose Reisekostenabrechnung ist damit weit mehr als nur eine technische Innovation. Sie ist ein strategisches Instrument zur Unternehmensentwicklung, das Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit intelligent verbindet.

Weitere Informationen

Wenn Sie mehr über die Novellierung der GoBD erfahren möchten, können Sie diese in der Version 3.0 des GoBD-Leitfadens für die Unternehmenspraxis nachlesen. Den Leitfaden können Sie kostenlos herunterladen.

Fazit: GoBD als Chance für die digitale Reisekostenabrechnung

Die papierlose Reisekostenabrechnung hat sich als entscheidender Fortschritt für Unternehmen etabliert, der Effizienz, Kosteneinsparungen und rechtliche Sicherheit vereint. Mit der Neufassung der GoBD, die die steuerliche Anerkennung digitaler Belege regelt, sind Unternehmen nun in der Lage, ihre Buchhaltungsprozesse erheblich zu optimieren. Die Möglichkeit, Belege einfach per Smartphone zu scannen und in digitalen Systemen zu verwalten, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler bei der Abrechnung der Reisekosten.

Durch den Einsatz spezialisierter Software-Lösungen wie SAP Concur wird dieser Prozess weiter automatisiert, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Kosten pro Beleg signifikant senkt. Unternehmen können durch diese digitale Transformation bis zu 70 % der Zeit bei der Reisekostenabrechnung einsparen und gleichzeitig ihre rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Insgesamt transformiert die Kombination aus papierloser Reisekostenabrechnung und SAP Concur nicht nur einen einzelnen Prozess, sondern trägt zur umfassenden digitalen Transformation des Unternehmens bei, was in der heutigen Geschäftswelt unerlässlich für Wettbewerbsfähigkeit und Wachstum ist.