Geschäftsreisen sind auch für viele mittelständische Unternehmen selbstverständlich: Vertrieb, Service, internationale Kunden, Messen oder Projekte.
Doch die Prozesse dahinter stammen oft noch aus einer anderen Zeit.
Excel-Tabellen, Papierbelege, E-Mail-Freigaben und manuelle Buchungen kosten jeden Monat Zeit, Nerven und Geld.
Der Prozess funktioniert, nervt jedoch alle Beteiligten.
Und irgendwann stellt sich eine entscheidende Frage:
Geht das nicht besser?
Wie viel Zeit kostet uns die Reisekostenverwaltung eigentlich?
Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand erheblich.
Typische manuelle Prozesse bestehen aus:
Belege sammeln und sortieren
Daten manuell erfassen
Rückfragen zwischen Mitarbeitenden und Buchhaltung
Freigaben per E-Mail
erneute Kontrollen in der Buchhaltung
manuelle Übertragung ins ERP
Studien und Praxisprojekte zeigen:
Eine digitale Lösung reduziert den Aufwand pro Reisekostenabrechnung häufig um 50–70 %.
Bei 1.000 Abrechnungen pro Jahr bedeutet das schnell:
500 bis 1.000 Stunden weniger Verwaltungsaufwand
ein Einsparpotenzial im fünf- bis sechsstelligen Bereich jährlich
Nicht durch Sparprogramme.
Sondern durch einen besseren Prozess, der in wenigen Wochen verändert werden kann.
In vielen Unternehmen vergehen zwischen Reise und Erstattung mehrere Wochen.
Der Grund ist selten die Buchhaltung, sondern der Prozess davor.
fehlende Belege
unklare Richtlinien
manuelle Prüfungen
fehlende Transparenz
Digitale Systeme wie SAP Concur lösen genau diese Engpässe.
Belege werden per App fotografiert, automatisch ausgelesen und direkt dem Vorgang zugeordnet.
Pauschalen werden automatisch berechnet.
Freigaben laufen digital.
Das Ergebnis:
Erstattungen erfolgen häufig innerhalb weniger Tage statt Wochen.
Das verbessert nicht nur die Prozesse, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit.
Die Realität ist oft schockierend: Viele Unternehmen wissen erstaunlich wenig über ihre tatsächlichen Reiseausgaben.
Fragen wie diese können oft nur schwer beantwortet werden:
Welche Abteilungen verursachen die meisten Reisekosten?
Wie entwickeln sich Flug- und Hotelkosten?
Werden unsere Reiserichtlinien eingehalten?
Wo können wir Kosten optimieren?
Eine digitale Reisekostenlösung liefert diese Daten automatisch.
Alle Buchungen, Ausgaben und Abrechnungen laufen in einem System zusammen und können in Echtzeit ausgewertet werden.
Das schafft erstmals echte Steuerbarkeit.
Manuelle Prozesse führen zwangsläufig zu Problemen:
Tippfehler
fehlende Belege
falsch berechnete Pauschalen
Verstöße gegen Reiserichtlinien
Ein durchgängig digitales System verhindert diese Fehler, bevor sie entstehen.
Typische Funktionen:
automatische Belegerkennung (OCR)
integrierte Kreditkartenumsätze
hinterlegte Reiserichtlinien
standardisierte Genehmigungsprozesse
Verstöße werden direkt im System markiert und nicht erst Wochen später in der Buchhaltung.
Geschäftsreisen passieren unterwegs. Genau deshalb müssen auch die Prozesse mobil funktionieren.
Cloudbasierte Lösungen wie SAP Concur ermöglichen:
Belegerfassung per Smartphone
Abrechnung direkt nach der Reise
ortsunabhängige Genehmigungen
Zugriff auf alle Daten von überall
Reisekostenprozesse laufen selbst in Krisensituationen oder im Remote-Betrieb ohne Unterbrechung.
SAP Concur gehört zu den weltweit führenden Lösungen für Travel & Expense Management.
Laut IDC hatte SAP im Jahr 2023 einen Marktanteil von rund 49,6 % im Bereich Reisekostenmanagement-Software und ist damit weltweit führend.
Das bedeutet:
Fast jedes zweite Unternehmen, das eine professionelle Lösung einsetzt, arbeitet mit SAP. Und das betrifft nicht nur Konzerne.
Der Grund dafür ist einfach:
SAP Concur deckt den gesamten Prozess ab:
Reisebuchung
Belegerfassung
Reisekostenabrechnung
Genehmigungen
Integration in ERP-Systeme
Auswertungen und Reporting
Und das in einer Lösung.
Die gleiche Infrastruktur wird von internationalen Konzernen ebenso genutzt wie von mittelständischen Unternehmen.
Mehr als 83.000 kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten mit SAP Business One als ERP-System.
Doch zwischen SAP Business One und SAP Concur existiert standardmäßig keine integrierte Schnittstelle.
Die Folge sind häufig:
manuelle Datenübertragungen
zusätzlicher Abstimmungsaufwand
Medienbrüche zwischen Systemen
Als zertifizierter SAP Partner für beide Lösungen, haben wir natürlich auch einige Kunden, die mit beiden Systemen arbeiten. Daher haben wir den rocon B1 Connector entwickelt, welcher SAP Concur direkt mit SAP Business One verbindet.
Damit entsteht ein durchgängiger Prozess:
Reisekosten werden automatisch aus SAP Concur übernommen
Buchungen fließen direkt ins ERP
Finanzdaten bleiben konsistent
Reports können schneller erstellt werden
Der Connector reduziert manuelle Arbeit erheblich und sorgt dafür, dass beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten.
Mehr über den Connector erfahren Sie aus dem Projekt mit oneservice GmbH
Viele Unternehmen möchten SAP Concur einführen, schrecken jedoch vor der Komplexität eines IT-Projekts zurück. Gerade im Mittelstand bindet ein solches Projekt oft zu viele wertvolle Ressourcen.
Gemeinsam mit unserem Partner Intertours haben wir deshalb ein Implementierungspaket entwickelt, das speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist.
Dabei werden Implementierung, Reisebüro-Anbindung und Betrieb als integrierter Service organisiert. D.h. sie bekommen nicht nur SAP Concur Expense zur Abrechnung Ihrer Kosten, sondern direkt das Buchungsmodul SAP Concur Travel sowie die Reisebüro-Anbindung inklusive. Ein Rundum-Sorglos-Paket - speziell für den Mittelstand.
Für Unternehmen bedeutet das:
ein Ansprechpartner
ein Vertrag
eine vollständig implementierte Lösung
klare Kosten statt Projektunsicherheit
Eine pragmatische Möglichkeit, SAP Concur ohne komplexe Projektstrukturen einzuführen.
Sie nutzen das gleiche Set-up wie führende Konzerne, jedoch zu Mittelstandskonditionen.
Nicht jedes Unternehmen startet an derselben Stelle.
Deshalb beginnt jede Einführung mit einer einfachen Frage:
Wie gut funktioniert Ihr Reisekostenprozess heute wirklich?
In einem unverbindlichen Gespräch klären wir gemeinsam:
wie Ihr aktueller Prozess aussieht
wo Zeit und Kosten verloren gehen
ob SAP Concur für Ihr Unternehmen sinnvoll ist
wie sich Ihr ERP- und/oder HR-System integrieren lässt
Wenn Sie herausfinden möchten, wie ein moderner Reisekostenprozess in Ihrem Unternehmen aussehen kann, sprechen Sie mit uns.
Unverbindlich und praxisnah.
Sprechen Sie uns an
Telefon +49 6131 9060210
contact@rocon.info
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