- Branche: Medizintechnik
- Mitarbeiter: 100
- Anzahl der User: 85
- Standorte: 64293 Darmstadt
- Webseite: www.one-service.com
- Lösung: rocon Connector B1
Kunde: oneservice GmbH
Über oneservice
Maßgeschneiderte und erstklassige Lösungen
oneservice ist ein globaler Dienstleister mit Hauptsitz in der Schweiz und Tochtergesellschaften in Deutschland, den USA und UK. Das Unternehmen hat sich auf die Bereitstellung umfassender Service-Lösungen für die Life-Science-, Diagnostik- und Medizingerätebranche spezialisiert.
oneservice zeichnet sich durch seinen hohen Qualitätsanspruch aus und strebt danach, als zuverlässiger Partner seine Kunden zu begeistern. Mit dem Motto „Redefining Service Excellence – We enable you to delight your customers“ unterstreicht das Unternehmen seinen Anspruch, maßgeschneiderte und erstklassige Dienstleistungen anzubieten. Das Leistungsspektrum umfasst komplette Managed-Service-Lösungen, Beratung und Schulungen. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf Service-Outsourcing und innovativen E-Learning-Angeboten zur Förderung von Service Excellence.
Reisekosten in vier Ländern managen
Als global agierendes Unternehmen mit sieben Niederlassungen in vier Ländern stand oneservice der Herausforderung gegenüber, seine Prozesse zur Reisekostenabrechnung in der Buchhaltung zu optimieren. Das Unternehmen hatte bereits SAP Business One (B1) und SAP Concur im Einsatz. Zudem mussten die unterschiedlichen internationalen Reisebestimmungen beim Reisekostenmanagement beachtet werden.
Der bestehende Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und schluckte wertvolle Ressourcen: Daten mussten aus Concur exportiert, manuell an ein SAP Business One-Template angepasst und erneut hochgeladen werden. Da die Reisekostenabrechnung für die weltweit tätigen Techniker von entscheidender Bedeutung ist, sollte die benötigte Lösung auch unterschiedliche Währungen und länderspezifische Bestimmungen berücksichtigen. Im Idealfall sollte dieser Prozess komplett automatisiert werden.
Der B1 Connector von rocon als Effizienz-Boost
„Wir haben einfach mal gegoogelt und sind so auf rocon gekommen”, erklärt Andrea Steudel, Head of Finance bei oneservice. „Der B1 Connector von rocon ist genau das, was wir gesucht haben.” Dieses innovative Tool ermöglicht eine vollautomatische und sichere Übertragung von Reisekostendaten von SAP Concur in SAP Business One. Mit seiner Mehrmandantenfähigkeit und automatischen Verschlüsselungsfunktion sorgt er für eine lückenlose und fehlerfreie Datenverarbeitung. Der B1 Connector von rocon analysiert dabei jede Datenzeile individuell und ordnet sie dem richtigen Mandanten und Mitarbeiter zu. Durch diese intelligente Automatisierung werden Prozesse beschleunigt, manuelle Erfassungsfehler minimiert und die Integration zwischen SAP Concur und SAP Business One deutlich vereinfacht. Dank dieser innovativen Lösung werden alle relevanten Informationen für die Buchhaltung gesammelt und bereitgestellt.
Das Beste aus zwei Welten: der B1 Connector von rocon
Der B1 Connector von rocon verbindet SAP Concur und SAP Business One zu einer leistungsstarken Gesamtlösung für kleine und mittlere Unternehmen. Die innovative Schnittstelle automatisiert den Datenaustausch zwischen beiden Systemen, sorgt für mehr Transparenz, minimiert Fehler und steigert die Effizienz im Ausgabenmanagement. So profitieren Sie von digitalisierten Prozessen, schnellerer Buchhaltung und einer verbesserten Employee Experience – individuell angepasst an Ihr Unternehmen.
Komplexe Rahmenbedingungen: Ein Projekt zwischen Neuland und Lösungskompetenz
Bei der Implementierung betrat rocon Neuland. So musste die Lösung für die verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen und Währungen angepasst werden. Hinzukam, dass rocon nicht der direkte SAP-Partner von oneservice ist. Um Zugriff auf den Server zu erhalten, war eine enge Absprache mit dem bestehenden Partner notwendig, wodurch das Projekt zeitlich aufwendiger wurde als rocon es bisher aus anderen Projekten kannte. Insgesamt dauerte die Implementierung zwei Monate.
Andrea Steudel
Head of Finance
„Für rocon selbst waren die Rahmenbedingungen ungewöhnlich. Es hat uns beeindruckt, dass sie offen und ehrlich kommuniziert haben, dass so ein Projekt mit solchen komplexen Anforderungen praktisch Neuland ist, aber sie eine Lösung finden werden. Und das haben sie auch.”
Fokus auf Effizienz
Nach der erfolgreichen Implementierung konnte oneservice signifikante Verbesserungen verzeichnen:
- Zeitersparnis: Die automatisierte Datenübertragung von Concur zu B1 reduziert den Zeitaufwand erheblich.
- Erhöhte Effizienz: Die Buchhaltung erhält alle Daten am nächsten Tag, was die Bearbeitungszeit drastisch verkürzt.
- Ressourcenoptimierung: Mitarbeiter können sich wieder anderen Aufgaben widmen.
- Fehlerminimierung: Manuelle Eingriffe werden weitestgehend eliminiert, was die Fehlerquote reduziert.
- Sicherheit und Zuverlässigkeit: Der automatisierte Prozess läuft konstant und fehlerfrei.
Wie sehr der B1 Connector von rocon die Prozesse vereinfacht, fiel besonders aus, als er aufgrund eines Server-Updates angepasst werden musste. Das rocon-Team machte sich sofort an die Fehlersuche, die Anpassungen gestalteten sich jedoch etwas knifflig, da rocon nicht selbstständig auf den Server zugreifen konnte. Erneut funktionierte die Zusammenarbeit mit den weiteren SAP-Partnern hervorragend.
So lief die Zusammenarbeit mit rocon
Die Zusammenarbeit mit rocon wurde von oneservice als äußerst positiv bewertet. Besonders hervorgehoben wurden das lösungsorientierte Arbeiten, der schnelle Kontakt und die verständliche Erklärung komplexer IT-Begriffe. Gerade diese haben bei den fachfremden Mitarbeitern von oneservice Fragen aufgeworfen, doch das rocon-Team konnte hier kompetent weiterhelfen und erhielt so alle Informationen, die es für seine Arbeit benötigte.
Diese Success Story zeigt eindrucksvoll, wie durch gezielte Automatisierung und kompetente Partnerschaft selbst komplexe, länderübergreifende Prozesse zwischen SAP Concur und SAP Business One optimiert werden können, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führt.
