Präzision trifft digitale Innovation

Zentral digital: Große Veränderungen für mehr Effizienz

Das nicht zusammenhängende System mit unterschiedlichen miteinander verknüpften Insellösungen war nicht mehr zeitgemäß. Die Uhlmann Fechtsport GmbH & Co. KG entschied sich für den Umstieg auf SAP Business One, um auch künftig den drei Unternehmenssäulen Confidence, Innovation und Quality gerecht zu werden.

Der Umstieg brachte große Herausforderungen mit sich. Zum einen mussten die Mitarbeiter sich in das neue ERP-System einarbeiten, zum anderen gab es Unternehmensbereiche, die bisher nicht an das Computersystem angeschlossen waren. Ein Beispiel dafür ist die Näherei, in der es bislang u.a. keine Stücklisten gab. Durch SAP Business One kann künftig der gesamte Produktionsprozess in der Fertigung transparent abgebildet werden. Gleiches traf auch auf die Lagerhaltung und die Kommissionierung zu, die komplett digitalisiert und ersetzt wurde.

Uhlmann verwendet SAP Business One größtenteils im Standard, mit Modulen für Einkauf, Verkauf, Produktion, Lager und Logistik. Zwei Individualisierungen stellen das Herzstück des Systems dar: ein Konfigurator für die fechtsportspezifischen Waffen und ein Variantengenerator, durch den sich jeder Kunde seine Waffe individuell nach eigenen Bedürfnissen und Wünschen zusammenstellen kann. Mit den beiden Add-ons sind der Webshop und das ATLAS-Programm an das Standard-System angebunden. Ergänzt wird das moderne ERP-System mit einem Elster-Add-on und der rocon Mobile Warehouse Lösung für die Logistik sowie einem Dokumenten-Management-System.

Für die Mitarbeiter war dies eine große Umstellung, die mit viel Skepsis verbunden war. Diejenigen, die das alte System gewohnt waren, zeigten sich schnell begeistert von der Übersichtlichkeit und Transparenz der Anwendungen. Lagerbestände und Lieferzeiten können jedem einzelnen Artikel zugeordnet und in Echtzeit eingesehen werden.

Kleine Startschwierigkeiten erfolgreich meistern

Eine Systemumstellung in diesem Ausmaß birgt anfangs den ein oder anderen Stolperstein. Insbesondere, wenn gewohnte Handgriffe und manuell geführte Listen durch digitale Varianten ersetzt werden. Auch bei Uhlmann traf die Belegschaft auf Herausforderungen. “In unserer Lagerhaltung sind wir nicht mehr so flexibel wie früher, dafür haben wir nun den Überblick”, verrät Valeria Probst. “Die Kollegen können nicht mehr einfach die Ware aus dem Regal nehmen und weitergeben wie noch vor der Einführung von SAP Business One. Sie müssen die Produkte nun im System ein- und ausbuchen. Dadurch können wir nicht länger jede Bestellung so flexibel bearbeiten wie zuvor. Jedoch überwiegen für uns die Vorteile der genauen Lagerhaltung. Es kommt auch heute noch vor, dass die realen Bestände nicht mit denen im System übereinstimmen, jetzt können wir uns aber auf die Fehlersuche begeben.“
Dieser Prozess ist aufwändig, jedoch gibt sie sich zuversichtlich, dass sich diese Thematik auch einspielen. Aktuell kommen bei der Kommissionierung Tablets mit der rocon Mobile Warehouse-Lösung zum Einsatz.

Dank der umfassenden internen Mitarbeiterschulungen und Unterstützung durch rocon waren die Mitarbeiter bestmöglich vorbereitet. Auch nach Implementierung des bewährten ERP-Systems stand rocon dem Team aus Laupheim unterstützend zur Seite. Gerade in den ersten Wochen nach Go-Live gingen vermehrt Fragen und Supporttickets ein, da die meisten Probleme bekanntermaßen erst auftreten, wenn man mit dem neuen System arbeitet. Diese Anfragen wurden durch das rocon-Team in der Hypercare-Phase schnell und zielführend bearbeitet, sodass die Arbeit mit SAP Business One den Key Usern schnell von der Hand ging.

Mit doppelter Expertise und Engelsgeduld

Das rocon-Team überzeugte in der Zusammenarbeit nicht nur mit Kommunikation auf Augenhöhe. Es war schnell klar, dass Uhlmann und rocon auf einer Wellenlinie lagen. Das Unternehmen und seine Bedürfnisse standen stets im Fokus, Herausforderungen wurden lösungsorientiert angegangen.