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Fahrtkostenabrechnung erstellen - Das ist zu beachten

Inhaltsverzeichnis

In der heutigen Geschäftswelt zählt jede Betriebsausgabe. Die Fahrtkostenabrechnung ist vor diesem Hintergrund mehr als nur eine administrative Aufgabe – sie ist ein entscheidender Faktor für die finanzielle Effizienz und Transparenz in Unternehmen und für deren Mitarbeiter. Insbesondere dann, wenn sie digital erstellt wird. Wir beleuchten die Bedeutung der Fahrtkostenabrechnung, ihrer einzelnen Bestandteile und wie digitale Lösungen wie SAP Concur eine präzise Erfassung und Erstattung von Ausgaben ermöglichen und eine wesentliche Rolle in der Budgetkontrolle und Compliance spielen.

Warum ist die Fahrtkostenabrechnung wichtig?

Die Fahrtkostenabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung von Finanzen sowohl in Unternehmen als auch für Einzelpersonen. Ziel ist es, Ausgaben, die im Zusammenhang mit beruflichen Fahrten entstehen, zu dokumentieren und zu erstatten. Dies umfasst Fahrten zu Kunden, Geschäftsterminen, Fortbildungen oder anderen beruflichen Veranstaltungen.

Ein wesentlicher Vorteil der Fahrtkostenabrechnung in Unternehmen ist finanzielle Effizienz. Durch das akkurate Erfassen der Fahrtkosten können Unternehmen sicherstellen, dass sie nur für legitime geschäftliche Ausgaben aufkommen. Dies hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Budgetplanung zu optimieren. Zusätzlich bringt dies steuerliche Vorteile, da in vielen Ländern Reise- und Fahrtkosten als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten.
Das gilt auch für Arbeitnehmer, die ein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten nutzen. Durch eine Fahrtkostenabrechnung erhalten sie finanzielle Erstattungen für Auslagen, die sie für berufliche Zwecke getätigt haben. Dies ist besonders wichtig, da es die finanzielle Last von den Mitarbeitern nimmt und sicherstellt, dass sie für notwendige berufliche Reisen nicht aus eigener Tasche zahlen müssen. Ein schneller und problemloser Erstattungsprozess verbessert obendrein die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Sie fühlen sich dadurch fair behandelt, wenn sie wissen, dass ihre Auslagen zeitnah und korrekt erstattet werden.

Voraussetzung für eine effiziente Fahrtkostenabrechnung sind Transparenz und eine präzise Dokumentation. Durch detaillierte Aufzeichnungen können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer genau nachvollziehen, wofür Ausgaben getätigt wurden. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse bei Betriebsausgaben zu vermeiden und kann auch bei eventuellen steuerlichen Prüfungen hilfreich sein.
Je genauer und detaillierter die Erfassung erfolgt, desto mehr kann möglichem Betrug in Bezug auf doppelte Speseneinreichungen vorgebeugt werden. Hier ist eine digitale Erfassung deutlich im Vorteil.

Transparente Fahrtkostenabrechnung als Fraud Detection

Betrugsversuche in Unternehmen können erheblichen Schaden verursachen. Neben den finanziellen Verlusten sind strafrechtliche Konsequenzen, Reputationsschäden oder auch eine Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, Kunden und Partnern zu befürchten. Gleichzeitig entstehen erhöhte Ausgaben durch Prüfungs- und Compliance-Kosten und ggf. Ressourcenaufwand für die Aufklärung und Rechtsstreitigkeiten im betreffenden Fall. Je transparenter und nachvollziehbarer Ihre Fahrtkostenabrechnung erfolgt, umso schneller können mögliche Betrugsversuche identifiziert und zuvorgekommen werden. Wie genau können Sie das prüfen bzw. was sind die Methoden, die hierfür herangezogen werden können?

  • Unregelmäßigkeiten erkennen: Ein effektives System, in dem auch Fahrtkosten abgerechnet werden können, kann dabei helfen, Unregelmäßigkeiten oder Muster zu erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten könnten. Eine Softwarelösung ermöglicht es, unterstützt durch künstliche Intelligenz, Anomalien in Abrechnungen aufzudecken, die menschliche Prüfer möglicherweise übersehen. Zum Beispiel, wenn wiederholt hohe Kosten für kurze Reisen oder ungewöhnliche Routen angesetzt werden, kann dies ein Hinweis auf Betrug sein.

  • Doppelte Speseneinreichung verhindern: Ein häufiges Problem bei der Spesen- und Fahrtkostenabrechnung ist der Versuch, dieselben Ausgaben mehrmals geltend zu machen. Moderne Abrechnungssysteme wie SAP Concur können solche Versuche erkennen, indem sie Duplikate automatisch identifizieren und im System kennzeichnen. Dies schützt das Unternehmen vor unnötigen Betriebsausgaben.

  • Transparente und nachvollziehbare Prozesse: Durch die Einführung klarer Richtlinien und transparenter Prozesse für die Fahrtkostenabrechnung wird es schwieriger, betrügerische Handlungen durchzuführen. Detaillierte Aufzeichnungen und Belege für jede Fahrt erschweren es, falsche oder überhöhte Ansprüche geltend zu machen.

Welche Arten von Fahrtkosten sind abrechnungsfähig?

Generell sind die abrechnungsfähigen Kosten vom verwendeten Verkehrsmittel abhängig, weshalb es hier zu Unterschieden kommen kann. Manche Unternehmen verfügen über eigene Richtlinien, welche Arten von Kosten erstattet werden und welche nicht. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die gängigen Verkehrsmittel und Abrechnungsmöglichkeiten:

  • Kilometerpauschale, PKW, Privat-KFZ, Firmenwagen, Dienstwagen

Für berufliche Fahrten mit dem Privat-PKW können Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale geltend machen. Diese deckt Benzinkosten, Verschleiß, Versicherung etc. ab.
Bei Nutzung eines Firmen- oder Dienstwagens werden üblicherweise alle Kosten vom Arbeitgeber getragen. Hier kann es Regelungen zur privaten Nutzung geben.

  • Bahnfahrt, Bahnticket, ICE

Kosten für Bahnfahrten, einschließlich ICE, sind in voller Höhe erstattungsfähig. Dies beinhaltet Standard- und Business-Tickets, auch Fahrkarten für die erste Klasse.

  • Öffentlicher Nahverkehr, Straßenbahn, U-Bahn, S-Bahn

Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr, einschließlich Straßenbahnen, sind erstattungsfähig. Dies gilt für einzelne Fahrscheine sowie auch für Zeitkarten wie Jahres-, Monats- oder Wochenkarten. Bei Zeitkarten werden in der Regel die anteiligen Kosten für die beruflich bedingten Fahrten erstattet.

  • Taxi, Shuttle-Service, Limousine

Taxikosten sind erstattungsfähig, wenn keine anderen öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar oder praktikabel sind. Kosten für Shuttle-Services oder Limousinenservices können unter bestimmten Bedingungen ebenfalls erstattungsfähig sein, insbesondere bei Geschäftsreisen.

  • Motorrad, Moped

Für Fahrten mit einem Motorrad oder Moped kann ähnlich wie beim Pkw eine Kilometerpauschale angesetzt werden, die in der Regel jedoch niedriger ist als die für Autos.

  • Fahrrad, E-Bike, Leasing Bike

Auch für berufliche Fahrten mit dem Fahrrad, E-Bike oder einem Leasing Bike können Pauschalen angesetzt werden. Diese sind in der Regel geringer als die für motorisierte Fahrzeuge.


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SAP Concur bietet Ihnen neben einer enormen Zeitersparnis mehr Flexibilität & Transparenz im Reisekosten- und Ausgabenmanagement. Die Cloud-Plattform lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren und ist schnell einsatzbereit. So profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter in kürzester Zeit von vereinfachten und automatisierten Prozessen im Reisekostenmanagement.

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Welche Angaben und Belege sind erforderlich für eine Fahrtkostenabrechnung?

Für eine ordnungsgemäße Fahrtkostenabrechnung sind verschiedene Arten von Belegen wie Tankbelege und -rechnungen erforderlich, die abhängig vom verwendeten Verkehrsmittel und den spezifischen Richtlinien des Unternehmens oder des jeweiligen Steuerrechts variieren können. Bewährt hat sich im Zusammenhang mit einem Pkw ein Fahrtenbuch für Arbeitnehmer. Es dokumentiert chronologisch und lückenlos alle beruflich durchgeführten Fahrten mit folgenden Informationen:

  • Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Halter des Fahrzeugs
  • Fahrer des Fahrzeugs
  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
  • Zweck der Fahrt

Digital und automatisiert: Fahrtenbuch mit SAP Concur Drive

Ein manuell geführtes Fahrtenbuch ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Anders eine digitale Variante, die Sie bei der Erfassung der relevanten Daten automatisiert unterstützt. SAP Concur ist in diesem Zusammenhang eine effiziente Lösung zur automatisierten Erfassung von Fahrtendaten. Über das SAP Concur Modul „Drive“, einer mobilen App, können Sie Ihre Fahrten aufzeichnen. Dabei werden wichtige Daten wie Datum, Start- und Zielort sowie gefahrene Kilometer automatisch erfasst. Die mobile App verfolgt präzise mit GPS-Technologie die zurückgelegten Strecken. Dies vereinfacht die Dokumentation und sorgt für Genauigkeit bei der Angabe der gefahrenen Kilometer. Sie geben den Zweck der Fahrt ebenfalls bequem in der App an und erleichtern sich und Ihren Kollegen das spätere Reporting und Abrechnen.

Ein weiterer Vorteil: SAP Concur ist in Google Maps bereits integriert, um Reiserouten oder Distanzen zu berechnen. Nutzen Sie SAP Concur, um Ihre Fahrtkostenabrechnung durchführen, können Sie so gefahrene Kilometer genau und automatisch berechnen lassen. Dies spart Zeit und verringert Fehler bei der manuellen Eingabe.

Wie werden Fahrtkosten abgerechnet?

Bei Ihren Dienstreisen mit einem Firmenwagen sind die Tankkosten über eine firmeneigene Tankkarte abgedeckt. Zug- oder Flugtickets sowie weitere Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel werden durch Vorlage des Beleges erstattet. Anders liegt der Fall, wenn Sie den eigenen Wagen für dienstliche Fahrten nutzen. Dann haben Sie diese Option:

Dokumentieren Sie die tatsächlich zurückgelegten Kilometer der Geschäftsreise und berechnen Sie anschließend die Kilometerpauschale, um alle mit der Fahrt verbundenen Kosten abzudecken. Aktuell liegt die Pauschale für Dienstreisen bei 30 Cent pro Kilometer für Autofahrten, 20 Cent pro Kilometer fallen bei Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa an.


    Welche Rolle spielen Unternehmensrichtlinien bei der Fahrtkostenabrechnung?

    In jedem Unternehmen gibt es Richtlinien und Vorgaben, wie Mitarbeiter im Fall einer Fahrtkostenabrechnung vorgehen sollen. Dies stellt sicher, dass die Kostenabrechnung dieser Dienstreisen den gesetzlichen Bestimmungen und steuerlichen Vorschriften entspricht, was besonders bei international tätigen Unternehmen wichtig ist.
    So wird häufig definiert, welche Fahrtkosten erstattungsfähig sind und welche spezifische Sätze für die Kilometerpauschale oder Tagespauschalen gelten. Diese Sätze können sich von den steuerlich anerkannten Pauschalen unterscheiden. Ansprechpartner, die benötigten Belege und die vorgegebenen Prozesse zur Genehmigung sind ebenfalls Gegenstand der internen Unternehmensrichtlinien.

    Richtlinien decken auch Hinweise auf Strafen und Sanktionen ab, die bei Nichteinhaltung greifen. Wie oben bereits thematisiert, ist es wichtig, bei einer Fahrtkostenabrechnung Betrug zu vermeiden, da dies weitgehende Konsequenzen für das Unternehmen bedeuten kann. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Gespräch über diese Richtlinien. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, was bei einer Fahrtkostenabrechnung von Dienstreisen zu tun ist und was bei Zuwiderhandlungen droht. So bilden Unternehmensrichtlinien eine solide Grundlage für eine faire, transparente und konforme Fahrtkostenabrechnung.

    Digitale Fahrtkostenabrechnung mit Software und Tools

    Wie bereits erwähnt, ist die traditionelle, manuelle Erfassung von Daten für die Fahrtkostenabrechnung fehleranfällig. Daten können im Fahrtenbuch unvollständig erfasst, Distanzen falsch berechnet oder Belege nicht ordnungsgemäß abgelegt werden. Eine digitale Lösung zur Fahrtkostenabrechnung bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen.

    Die Vorteile einer digitalen Fahrtkostenabrechnung

    • Zeitersparnis: Digitale Systeme automatisieren viele Schritte des Abrechnungsprozesses, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Ihre Mitarbeiter müssen unter anderem weniger Zeit für die Erstellung und Einreichung ihrer Abrechnungen aufwenden.
    • Erhöhte Genauigkeit: Digitale Lösungen verringern menschliche Fehler, die bei manuellen Eingaben auftreten können. So helfen automatisierte Systeme, genaue Kilometerangaben und Kostenberechnungen zu gewährleisten.
    • Einfachere Datenerfassung und -verwaltung: Durch die Nutzung von GPS-Tracking und anderen technologischen Hilfsmitteln können Fahrtdaten einfach erfasst und verwaltet werden. Dies erleichtert die Dokumentation und Nachverfolgung von Fahrtkosten.
    • Schnellere Erstattung: Digitale Abrechnungsprozesse ermöglichen eine schnellere Bearbeitung und Genehmigung von Erstattungen, was zu einer zeitnahen Auszahlung an die Mitarbeiter führt.
    • Verbesserte Compliance: Digitale Systeme können so konfiguriert werden, dass sie den geltenden Unternehmensrichtlinien und -vorschriften entsprechen, was das Risiko von Compliance-Verstößen und Betrug reduziert.
    • Umweltfreundlichkeit: Eine digitale Fahrtkostenabrechnung reduziert die Menge an Papierdokumenten, Kopien, etc.
    • Zentralisierte Speicherung von Informationen: Digitale Lösungen bieten eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Daten und Belege gespeichert und bei Bedarf leicht abgerufen werden können.
    • Verbesserte Analyse- und Berichtsmöglichkeiten: Digitale Systeme ermöglichen eine detaillierte Analyse der Fahrtkosten und können Einblicke in Muster und Trends bieten, die zur weiteren Optimierung der Richtlinien und Prozesse genutzt werden können. Gleichzeitig bieten digitale Lösungen strukturierte Daten für aussagekräftige Reportings und Auswertungen.
    • Flexibilität und Mobilität: Durch mobile Apps können Mitarbeiter ihre Fahrtkostenabrechnungen jederzeit von überall durchführen.
    • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: Ein vereinfachter und transparenter Abrechnungsprozess kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen, da sie weniger administrative Aufgaben zu bewältigen haben und schneller ihre Erstattungen erhalten.

    Digitale Fahrtkostenabrechnung mit SAP Concur

    SAP Concur ist eine zeitsparende digitale Lösung, die Unternehmen bei der Fahrtkostenabrechnung und Optimierung der Spesenverwaltung unterstützt. Das benutzerfreundliche System ermöglicht es Ihnen, Ihre Fahrtkosten in Echtzeit zu erfassen und einzureichen, wobei die SAP Concur Mobile-App “Drive” den Zeitaufwand durch Funktionen wie GPS-Tracking und Google Maps-Integration reduziert und die Genauigkeit der Daten erhöht. Die Integration von SAP Concur mit verschiedenen Geschäftssystemen wie Buchhaltungs- und ERP-Systemen erleichtert den Datenfluss und verringert Ihre administrativen Aufwände. Zudem ist SAP Concur über jeden internetfähigen PC und Laptop zugänglich.

    Die Plattform unterstützt Unternehmen optimal bei der Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften, indem eigene Fahrtkostenrichtlinien implementiert werden können, was das Risiko von Unstimmigkeiten oder Betrug bei Dienstreisen minimiert. Zusätzlich bietet Ihnen SAP Concur detaillierte Berichte und Analysen zur Ausgabentransparenz, was nicht nur Ihrem Management, sondern auch Ihren Mitarbeitern zugutekommt, indem es einen klaren Überblick über Ausgaben und Erstattungen bietet.

    Die digitale Fahrtkostenabrechnung: Mehr als nur Kostenerstattung

    Die Fahrtkostenabrechnung ist ein unverzichtbarer Bestandteil im Finanzmanagement von Unternehmen und für Einzelpersonen. Sie ermöglicht nicht nur eine genaue und transparente Erfassung und Erstattung von Ausgaben für beruflich bedingte Fahrten, sondern trägt auch wesentlich zur finanziellen Effizienz und Budgetoptimierung bei.
    Ein effektives System zur Fahrtkostenabrechnung fördert Transparenz und Verantwortlichkeit. Dies ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden, Compliance zu gewährleisten und Betrugsversuche wie doppelte Speseneinreichungen zu verhindern. Digitale Lösungen wie SAP Concur bieten dabei fortschrittliche Möglichkeiten, diesen Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren, was die Genauigkeit erhöht und den administrativen Aufwand reduziert.

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