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Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten für Verpflegung, die einem Arbeitnehmer entstehen, wenn er sich beruflich bedingt außerhalb seiner regulären Arbeitsstätte oder seines Wohnortes aufhält. Diese zusätzlichen Kosten entstehen, weil Mitarbeiter auf Dienstreisen meist auf Restaurants oder andere kostenpflichtige Verpflegungsmöglichkeiten angewiesen sind. In der Regel sind diese teurer als die Verpflegung zu Hause oder am üblichen Arbeitsplatz.

Der Verpflegungsmehraufwand wird in Deutschland steuerlich anerkannt und kann unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Die wichtigsten Aspekte hierbei sind:

• Pauschbeträge: Statt die tatsächlichen Kosten nachzuweisen, können Arbeitnehmer pauschale Beträge geltend machen. Diese Pauschalen sollen den durchschnittlichen Mehraufwand für Verpflegung abdecken und variieren je nach Dauer der Abwesenheit und Zielort (Inland oder Ausland).
• Abwesenheitsdauer: Die Höhe der Pauschale hängt von der Dauer der beruflichen Abwesenheit ab. Es gibt unterschiedliche Sätze für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, für einen ganzen Tag oder für mehrtägige Dienstreisen. Zudem ist zu beachten: Die Verpflegungspauschale kann nur für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten in Anspruch genommen werden. Danach muss für mindestens vier Wochen die Arbeit an der ersten Tätigkeitsstätte erfolgen. Erst dann ist ein erneuter Abreisetag zu einer Auswärtstätigkeit steuerlich wirksam.
• Anpassung an die Lebenshaltungskosten: Für Dienstreisen ins Ausland werden die Pauschalen oft an die Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes angepasst und können daher höher als die Inlandspauschalen sein.
• Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Wenn dem Arbeitnehmer während einer Dienstreise Mahlzeiten gestellt werden (z.B. durch den Arbeitgeber oder einen Geschäftspartner), muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale bei der Steuererklärung?

Die Aufwendungen für die Verpflegungspauschale können in der Einkommensteuererklärung für das betreffende Jahr, in dem sie angefallen sind, geltend gemacht werden. Seit dem Jahr 2020 gelten in Deutschland die nachfolgenden Pauschalen bei einer Auswärtstätigkeit:

Pauschbeträge aktuell bei Reisedauer:

• Ab 8 bis 24 Stunden: 14 Euro
• Mehr als 24 Stunden: 28 Euro
• An- und Abreisetage: 14 Euro

In der Einkommensteuererklärung für das betreffende Jahr können Arbeitnehmer die angefallenen Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten in der Anlage N der Einkommensteuererklärung berücksichtigen.

Müssen die Aufwendungen für den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung belegt sein?

Für die Einkommensteuererklärung ist es unerheblich, in welcher Höhe der tatsächliche Verpflegungsmehraufwand entstanden ist. Da es sich bei den Werbungskosten um die pauschalen Aufwendungen handelt, sind auch Belege nicht erforderlich. Für die Steuererstattung ist lediglich die Genehmigung der Dienstreisen durch den Arbeitgeber entscheidend.

Welche Unterschiede zwischen Inlands- und Auslandsdienstreisen müssen beachtet werden?

Während bei Dienstreisen im Inland einheitliche Sätze bei der Verpflegungspauschale gelten, ist die Situation bei Auslandsdienstreisen bezüglich der Ermittlung der Pauschalen unterschiedlich. Die entsprechenden Pauschbeträge können Sie anhand einer Tabelle auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums finden.

Tipp: Führen Sie exakt Buch über die Details Ihrer Auslandsreisen

Findet eine Auslandsreise statt, so ist die letzte Tätigkeitsstätte im Ausland maßgeblich für die Berechnung der Verpflegungspauschale. Schauen wir uns das an einem Beispiel an. Sie reisen von Mainz nach Wien für eine eintägige Geschäftsreise. Folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand gelten für Ihr Ziel Österreich:

• für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 33 Euro
• für eine Abwesenheit von 24 Stunden: 50 Euro

Angenommen, die Reise von Mainz nach Wien dauert länger als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, dann wäre der Verpflegungsmehraufwand für diese eintägige Geschäftsreise 33 Euro.

Bei einer dreitägigen Geschäftsreise nach Wien mit Anreise am Vorabend aus Mainz wird die Verpflegungspauschale wie folgt berechnet:

• Anreisetag: Für den Anreisetag können Sie die Pauschale in Höhe von 33 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden beanspruchen, vorausgesetzt, Sie verlassen Ihr Zuhause oder Ihren ersten Tätigkeitsort vor Mitternacht und kommen nach Mitternacht am Zielort an.
• Vollständiger Tag in Wien: Für jeden vollen Tag der Abwesenheit (24 Stunden) beanspruchen Sie die volle Tagespauschale von 50 Euro pro Tag.
• Abreisetag: Am Tag Ihrer Abreise können Sie, ähnlich wie am Anreisetag, die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden in Anspruch nehmen. Das wären wiederum 33 Euro.

Die gesamte Verpflegungspauschale für Ihre dreitägige Reise nach Wien würde somit 116 Euro betragen.

Ein weiterer Faktor ist die Uhrzeit. Die Uhrzeit der Ankunft (bezogen auf Mitternacht) bestimmt, ob der Tag als vollständiger Reisetag (mit entsprechend höherer Pauschale) oder als Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (mit entsprechend niedrigerer Pauschale) gewertet wird.

Für Ihre Reiseplanung bedeutet dies konkret:

• Wenn Sie am Anreisetag vor Mitternacht in Wien ankommen, können Sie für diesen Tag die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden beanspruchen.
• Wenn Sie am Abreisetag vor Mitternacht zurück in Mainz sind, gilt das gleiche Prinzip für den Abreisetag.

Wie werden die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand gegenüber dem Arbeitgeber korrekt nachgewiesen?

Viele Unternehmen ersetzen ihren Mitarbeitern Verpflegungsmehraufwendungen komplett mithilfe der Reisekostenabrechnung. Diese Angaben sind dabei zu beachten:

• Datum und Uhrzeit am Abreisetag
• Zweck der Dienstreise
• Fahrtkosten
• Kosten der Übernachtung
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten
• Datum und Uhrzeit der Rückkehr

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, alle entstandenen Kosten zu belegen und die entsprechenden Nachweise dem Arbeitgeber mit der Reisekostenabrechnung zu übergeben.

SAP Concur unterstützt bei der Dokumentation und Berechnung

Zugegeben, das Thema Reisekostenabrechnung und Verpflegungsmehraufwand ist komplex. Bei manueller Bearbeitung sind schnell Fehler passiert, die Ihrem Unternehmen oder auch Ihren Mitarbeitern finanzielle Nachteile bringen können. Haben Sie schon mal daran gedacht, sich von einer Software unterstützen zu lassen? SAP Concur ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisekosten, einschließlich der Verpflegungsmehraufwendungen. SAP Concur orientiert sich bei der Berechnung der Pauschalen an den geltenden steuerrechtlichen Vorgaben, jedoch mit dem Vorteil der Automatisierung und Vereinfachung des Prozesses. Hier sind einige Punkte, wie SAP Concur Expense typischerweise bei der Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen hilft:

• Automatisierte Pauschalen: SAP Concur kann die aktuellen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen automatisch berechnen, sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen. Diese Pauschalen sind in das System integriert und werden regelmäßig aktualisiert, um gesetzlichen Änderungen Rechnung zu tragen.
• Erfassung der Reisedaten: Nutzer können ihre Reisedaten, einschließlich der Abwesenheitszeiten und -orte, in das System eingeben. SAP Concur verwendet diese Informationen, um die zulässigen Verpflegungspauschalen automatisch zu berechnen.
• Berücksichtigung gestellter Mahlzeiten: Wenn während einer Geschäftsreise Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, bietet SAP Concur die Möglichkeit, diese Informationen einzugeben. Das System passt dann die Verpflegungspauschalen entsprechend an, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.
• Integration in die Reisekostenabrechnung: SAP Concur integriert die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen direkt in die Gesamtreisekostenabrechnung. Dies erleichtert die Erstellung eines vollständigen und korrekten Reisekostenberichts.
• Mobil- und Web-Zugriff: Die Plattform ermöglicht es, alle relevanten Informationen mobil oder über einen Webbrowser einzugeben und zu verwalten, was die Effizienz und Flexibilität für Nutzer erhöht.
• Compliance und Reporting: SAP Concur hilft Unternehmen dabei, Compliance mit steuerlichen und unternehmensinternen Vorgaben sicherzustellen und bietet umfassende Reporting-Funktionen für eine transparente Ausgabenverwaltung.
• Personalisierung: Das System kann an spezifische Unternehmensrichtlinien und -anforderungen angepasst werden, um eine maßgeschneiderte Lösung für die Reisekostenabrechnung zu bieten.

Die Verwendung eines Tools wie SAP Concur kann den Prozess der Berechnung und Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Zudem reduziert es manuelle Fehler und gewährleistet die Einhaltung aktueller steuerrechtlicher Regelungen.

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