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Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine E-Rechnung?
• Wo liegt der Unterschied zwischen Papier- und E-Rechnungen?
• Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick
• Wie sieht die rechtliche Lage aus und welche Übergangsregelungen gibt es?
• Welche Formate von E-Rechnungen gibt es?
• Wie sieht der SAP Standard aus?
• Welche externen Tools gibt es?
• Wie kann rocon unterstützen?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht über die nächsten Jahre ist in den vergangenen Monaten ein vieldiskutiertes Thema. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Doch die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung bietet auch zahlreiche Vorteile, wie eine effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen und eine Reduzierung von Fehlern. Bei unseren Kunden bemerken wir Unsicherheiten und Befürchtungen diesbezüglich. Jedoch gibt es mehrere Möglichkeiten, der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden und für jedes Unternehmen, unabhängig der Systemlandschaft und Anforderungen gibt es eine passende Lösung.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die E-Rechnungspflicht wissen müssen, und wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten können. Und wenn noch Fragen offen sind, unterstützen wir Sie gerne dabei, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden und zu implementieren.

Wo liegt der Unterschied zwischen Papier- und E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder einer Bilddatei wie bspw. einem PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,

• elektronisch übermittelt,
• elektronisch empfangen
• sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und
• zur Auszahlung gebracht werden können.

So wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge ermöglicht.

Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl die Effizienz als auch die Nachhaltigkeit von Geschäftsprozessen steigern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile im Detail:

• Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen entfallen zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten wie das Eintippen von Rechnungsdaten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Übertragungsfehlern.
• Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf Papier, Porto und den Versand von Rechnungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Zudem können Unternehmen durch die Automatisierung von Prozessen ihre Personalkosten reduzieren.
• Höhere Effizienz: E-Rechnungen beschleunigen die Zahlungsabwicklung, da Rechnungen schneller erstellt, versendet und bearbeitet werden können. Dies führt zu kürzeren Zahlungszyklen und einer besseren Liquidität.
• Weniger Fehler: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern bei der Dateneingabe und -übertragung. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und weniger Aufwand bei der Fehlerbehebung.
• Bessere Transparenz: E-Rechnungen können einfacher archiviert und nachverfolgt werden. Dies ermöglicht eine bessere Transparenz in den Geschäftsprozessen und erleichtert Audits.
• Umweltfreundlichkeit: Durch den Verzicht auf Papier und den damit verbundenen Ressourcenverbrauch leisten Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.
• Skalierbarkeit: E-Rechnungssysteme sind in der Regel flexibel und können an wachsende Unternehmensbedürfnisse angepasst werden.
• Compliance: Die E-Rechnung unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen und Vorschriften einzuhalten, insbesondere im Hinblick auf die Archivierung von Geschäftsunterlagen.
• Wachstumsschancen: E-Rechnungen ermöglichen die Entwicklung innovativer Geschäftsmodelle und die Erschließung neuer Märkte. Zudem vereinfachen Sie den Handel über die Landesgrenzen hinweg.

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Digitalisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Welche Formate von E-Rechnungen gibt es?

Die E-Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung. Es gibt verschiedene Formate, die sich in ihrer Struktur und den enthaltenen Informationen unterscheiden. Die Wahl des richtigen Formats hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise den Anforderungen der Geschäftspartner, den eigenen IT-Systemen und den gesetzlichen Bestimmungen. Folgende Rechnungsformate gibt es:

• XRechnung
  Das XML-Format ist der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Behörden und entspricht den europäischen Vorgaben (EN 16931). Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Format, das auf XML basiert. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten. Der Inhalt ist ausschließlich für Maschinen lesbar und nicht für eine direkte menschliche Betrachtung optimiert.

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands)
  ZUGFeRD wird sowohl in Deutschland als auch in anderen europäischen Ländern eingesetzt. Es handelt sich um ein hybrides Format aus PDF/A3-Datei und eingebetteter XML-Datei. Das ZUGFeRD-Format ist sehr flexibel und kann an verschiedene Anforderungen angepasst werden.
• EDI (Electronic Data Interchange)
  Nur erlaubt bei EN 16931 Konformität. Im Gegensatz zu E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD, die sich primär auf Rechnungen konzentrieren, deckt EDI ein breites Spektrum von Geschäftsdokumenten ab, wie Bestellungen, Lieferscheine, Versandpapiere und vieles mehr.

Welche Faktoren beeinflussen die Entscheidung?

Bei der Auswahl des richtigen Formats sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

• Gesetzliche Anforderungen: Die geltenden Gesetze und Vorschriften können bestimmte Formate vorschreiben.
• IT-Infrastruktur: Ihre vorhandenen IT-Systeme müssen das gewählte Format unterstützen.
• Anforderungen der Geschäftspartner: Ihre Kunden oder Lieferanten könnten bestimmte Formate bevorzugen.
• Kosten: Die Einführung eines neuen Formats kann mit Kosten verbunden sein.

Welche externen Tools gibt es?

Anbieter von externen Tools wie DMS-Systeme (u. a. unser Partner CKS) bieten zusätzlich zu den Archivierungssystemen hybride Formate von E-Rechnungen wie z. B. ZUGFeRD an. Diese sind direkt an das DMS angebunden und bieten somit eine revisionssichere Archivierung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung.

Gemeinsam mit ck.solution GmbH haben wir ein Webinar zum Thema E-Rechnung mit dem Add-On cks.eINVOICE in SAP Business One aufgenommen. Die Aufzeichnung finden Sie hier.