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In wenigen Schritten zu einem aussagekräftigen Jahresabschluss mit SAP S/4HANA

Inhaltsverzeichnis

Der Jahresabschluss stellt einen wesentlichen Meilenstein in jedem Geschäftsjahr dar. Für Unternehmer, Buchhalter und Finanzexperten markiert er einen entscheidenden Zeitpunkt, um das vergangene Geschäftsjahr Revue passieren zu lassen und wichtige finanzielle Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Man kann den Jahresabschluss also auch als eine Art Lagebericht über die finanzielle Situation eines Unternehmens bezeichnen. In diesem Artikel erläutern wir die wesentlichen Aspekte rund um die Erstellung des Jahresabschlusses, den Herausforderungen und den grundlegenden Bestandteilen bis hin zu den Vorteilen, die ein Einsatz von SAP S/4HANA Public Cloud mit sich bringt.

Herausforderungen bei der Erstellung eines Jahresabschlusses

Egal, ob Sie ein junges Start-up oder ein etabliertes Unternehmen führen, ein gründliches Verständnis des Jahresabschlusses ist entscheidend, um den finanziellen Kurs Ihres Unternehmens zu steuern und zu sichern. Doch so einfach wie die Theorie klingt, ist die Praxis leider nicht. Das Erstellen eines Jahresabschlusses kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein, insbesondere in Bezug auf rechtliche Anforderungen, komplexe Vorschriften in der Buchführung und -haltung sowie die Genauigkeit der Finanzberichterstattung. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:

  1. Komplexität der Buchhaltungsstandards: Die Einhaltung von Buchhaltungsstandards wie GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) oder IFRS (International Financial Reporting Standards) kann komplex sein und erfordert oft ein tiefes Verständnis der Regeln und Vorschriften.
  2. Datenerfassung und -verarbeitung: Die Zusammenstellung und Verarbeitung großer Mengen von Finanzdaten aus verschiedenen Quellen ist ein zeitaufwendiger Prozess und erfordert eine genaue und sorgfältige Arbeit, um Fehler zu vermeiden.
  3. Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten: Die Bewertung von Vermögenswerten wie Immobilien, Maschinen und Marken sowie von Verbindlichkeiten wie Krediten und Rückstellungen kann subjektiv sein und erfordert oft Schätzungen und Annahmen.
  4. Interne Kontrollen: Die Sicherstellung wirksamer interner Kontrollen ist wichtig, um Fehler oder Betrug zu verhindern und die Genauigkeit der Finanzberichterstattung sicherzustellen.
  5. Zeitliche Beschränkungen: Jahresabschlüsse müssen oft innerhalb einer bestimmten Frist erstellt und veröffentlicht werden, was den Druck auf Buchhalter, Steuerberater und Finanzteams erhöht, die Abschlüsse rechtzeitig fertigzustellen.
  6. Analyse und Interpretation: Die Interpretation der finanziellen Daten und die Analyse der Ergebnisse können herausfordernd sein, insbesondere wenn es um komplexe Finanzinstrumente oder spezielle Geschäftsvorfälle geht.
  7. Externe Prüfung: In einigen Fällen müssen Jahresabschlüsse von externen Prüfern überprüft werden, was zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordert und die Genauigkeit der Abschlüsse sicherstellt.
  8. Änderungen in den Rechnungslegungsvorschriften: Regelmäßige Änderungen in den Rechnungslegungsvorschriften können dazu führen, dass Unternehmen ihre Buchhaltungspraktiken und -richtlinien anpassen müssen, um den neuen Anforderungen an den Jahresabschluss gerecht zu werden.

Diese Herausforderungen machen das Erstellen Ihres Jahresabschlusses zu einem komplexen und anspruchsvollen Prozess, der eine gründliche Planung, Fachwissen und sorgfältige Durchführung erfordert. Das betrifft unterschiedliche Abteilungen wie die konsultierten Steuerberater, die Finanzteams und die Buchhaltung Ihres Unternehmens. Eine gründliche Vorbereitung des Jahresabschlusses ist deshalb aus mehreren Gründen unerlässlich.

Warum ist eine gründliche Vorbereitung des Jahresabschlusses entscheidend?

Bereiten Sie Ihren Jahresabschluss sorgfältig vor, indem Sie alle notwendigen Daten und Dokumente zusammentragen. Das gewährleistet die Genauigkeit und Vollständigkeit aller finanziellen Aufzeichnungen, was wiederum für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und für interne Unternehmensentscheidungen von großer Bedeutung ist. Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sollten alle erforderlichen Dokumente und Unterlagen gesammelt vorliegen. Dazu gehören Bankauszüge, Rechnungen, Kassenbücher, Belege, Investitionsübersichten und alles, was die finanziellen Transaktionen Ihres Unternehmens im abgelaufenen Geschäftsjahr betrifft. Nur so können Sie einen aussagekräftigen Lagebericht erstellen.

Eine weitere zentrale Rolle für den Jahresabschluss spielt die Festlegung einer klaren Zeitleiste bzw. Fristen. Sie hilft Ihnen dabei, den Prozess zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden. Dafür ist es notwendig, eine verantwortliche Person oder ein Team zu bestimmen, die bzw. das den Prozess überwacht und für die fristgerechte und korrekte Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich ist.

Durch eine sorgfältige Vorbereitung lässt sich das Risiko von Fehlern minimieren und die Effizienz des gesamten Prozesses steigern, was letztendlich zu einem präzisen und vertrauenswürdigen Jahresabschluss führt. Der Einsatz von spezifischer Software kann bei der Erstellung Ihrer Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) oder den Cashflow-Rechnungen eine große Unterstützung sein.

Jahresabschluss erstellen mit Software-Tools
Jahresabschluss vorbereiten

Die drei zentralen Bestandteile eines Jahresabschlusses

Diese drei Elemente bilden das Fundament eines jeden Jahresabschlusses: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Cashflow-Rechnung. Diese Dokumente sind unerlässlich, um ein klares und vollständiges Bild der finanziellen Gesundheit und Leistung eines Unternehmens zu erhalten.

Bilanz erstellen — Grundlagen und Tipps

Die Bilanzierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzberichterstattung und bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Organisation, Interpretation und Präsentation finanzieller Informationen eines Unternehmens. Für Kapitalgesellschaften ist eine Bilanz verpflichtend. Sie ist wichtig, da sie die finanzielle Lage Ihres Unternehmens objektiv und verlässlich u.a. für Gläubiger darstellen soll. Hier sind einige Grundlagen der Bilanzierung und ihre Bedeutung im Jahresabschluss:

  1. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): Diese Grundsätze legen fest, wie Geschäftsvorfälle erfasst, klassifiziert und dokumentiert werden sollen. Sie gewährleisten die Konsistenz und Vergleichbarkeit von Finanzinformationen über verschiedene Perioden hinweg.
  2. Rechnungslegungsstandards: Je nach Land oder Region können verschiedene Rechnungslegungsstandards gelten, wie z. B. das Handelsgesetzbuch (HGB) in Deutschland oder die International Financial Reporting Standards (IFRS). Diese Standards bieten spezifische Regeln und Richtlinien für die Darstellung von Finanzinformationen im Jahresabschluss.
  3. Aktiva und Passiva: Die Bilanzierung erfasst die Vermögenswerte (Aktiva) und Verbindlichkeiten (Passiva) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Aktiva umfassen Ressourcen wie Bargeld, Forderungen, Vorräte und Anlagen, während Passiva Schulden und Eigenkapital darstellen.
  4. Bewertung und Bewertungsgrundsätze: Die Bilanzierung erfordert die Bewertung von Aktiva und Passiva zu bestimmten Zeitpunkten. Dies umfasst die Festlegung angemessener Wertansätze für Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, wie z.B. den Anschaffungswert, den beizulegenden Zeitwert oder den niedrigeren beizulegenden Wert.
  5. Periodenabgrenzung: Die Bilanzierung zielt darauf ab, Einnahmen und Ausgaben der richtigen Periode zuzuordnen, unabhängig davon, wann Geld tatsächlich ein- oder ausgeht. Dies umfasst die Bildung von Rückstellungen, Abschreibungen und die Erfassung von bisher nicht realisierten Einnahmen oder Ausgaben.
  6. Transparenz und Vollständigkeit: Die Bilanzierung soll einen transparenten und vollständigen Lagebericht der Finanzen eines Unternehmens bieten. Dies bedeutet, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß erfasst und präsentiert werden müssen, um den Benutzern des Jahresabschlusses eine fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Die korrekte Anwendung der Grundsätze und Prinzipien ist bei der Erstellung von Bilanzen von entscheidender Bedeutung, um die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses sicherzustellen. Dies ermöglicht es den Investoren, Gläubigern, Regulierungsbehörden und anderen Interessengruppen, die finanzielle Lage eines Unternehmens zu verstehen und zu bewerten.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) — Die finanzielle Performance

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Bestandteil des Jahresabschlusses spielt eine wesentliche Rolle bei der Analyse der finanziellen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Sie bietet Ihnen wertvolle Einblicke in seine Rentabilität, Effizienz und langfristige finanzielle Gesundheit. Hier sind einige Gründe, warum dies so ist:

  1. Ermittlung des Periodenergebnisses: Die GuV zeigt das Ergebnis eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum, normalerweise ein Geschäftsjahr. Sie erfasst alle Einnahmen und Ausgaben während dieses Zeitraums und ermittelt den Nettogewinn oder -verlust. Dies ermöglicht es, die Rentabilität eines Unternehmens über einen definierten Zeitraum zu bewerten.
  2. Identifikation von Ertragsquellen und -kosten: Die GuV gliedert die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens nach verschiedenen Kategorien, wie z.B. Umsatzerlöse, Betriebskosten, Finanzergebnisse usw. Dies ermöglicht es den Analysten, die Haupttreiber des Unternehmenserfolgs zu identifizieren und zu verstehen, welche Bereiche rentabel sind und welche möglicherweise verbessert werden müssen.
  3. Trendanalyse: Durch den Vergleich der GuV-Daten über mehrere Perioden hinweg können Trends und Muster erkannt werden. Dies hilft bei der Beurteilung der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens im Laufe der Zeit und ermöglicht es, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
  4. Beurteilung der Rentabilität: Die GuV liefert wichtige Kennzahlen wie die Brutto- und Nettomarge, die das Verhältnis des Gewinns zu den Umsatzerlösen darstellen. Diese Kennzahlen ermöglichen es den Analysten, die Rentabilität des Unternehmens im Vergleich zu seinen Umsätzen zu bewerten und die Effizienz der betrieblichen Leistung zu beurteilen.
  5. Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Die GuV liefert wichtige Informationen, die für die Entscheidungsfindung von Investoren, Managern und anderen Stakeholdern entscheidend sind. Sie ermöglicht es, die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu bewerten und fundierte Entscheidungen bezüglich Investitionen, Kreditvergabe, Geschäftsstrategien usw. zu treffen.

Cashflow-Rechnungen - Den Geldfluss im Überblick

Die Cashflow-Rechnung ist ebenfalls ein entscheidendes Instrument bei der Bewertung der Liquidität eines Unternehmens. Sie liefert Einblicke in den Geldfluss des Unternehmens und ermöglicht es, seine Fähigkeit zu beurteilen, kurz- und langfristige Verpflichtungen zu erfüllen.

  1. Darstellung des tatsächlichen Geldflusses: Die Cashflow-Rechnung zeigt den tatsächlichen Geldzufluss und -abfluss eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung, die auf dem Konzept der periodengerechten Erfassung beruht und nicht unbedingt die tatsächlichen Bartransaktionen widerspiegelt, bietet die Cashflow-Rechnung eine klarere Darstellung des verfügbaren Cashflows.
  2. Evaluierung der Betriebsleistung: Der Betriebs-Cashflow, der aus den operativen Aktivitäten resultiert, ist besonders wichtig, um die Fähigkeit eines Unternehmens zu beurteilen, durch seine Kerngeschäftstätigkeiten Cash zu generieren. Ein positiver operativer Cashflow ist ein Indikator für eine gesunde betriebliche Leistung.
  3. Identifikation von Liquiditätsquellen und -verwendungen: Die Cashflow-Rechnung zeigt, woher das Unternehmen sein Geld erhält und wie es dieses verwendet. Dies umfasst Cashflows aus operativen, investiven und finanzierenden Aktivitäten. Durch die Analyse dieser verschiedenen Cashflows können potenzielle Liquiditätsengpässe oder -risiken erkannt werden.
  4. Prognose der Liquidität: Die Cashflow-Rechnung ermöglicht es den Analysten, die zukünftige Liquidität des Unternehmens zu prognostizieren. Durch die Bewertung vergangener Cashflow-Muster und -trends können Annahmen über die zukünftige Cash-Generierung und -verwendung getroffen werden, um festzustellen, ob das Unternehmen in der Lage sein wird, seine kurz- und langfristigen Verpflichtungen zu erfüllen.
  5. Kreditwürdigkeitsbeurteilung: Banken und andere Kreditgeber verwenden die Cashflow-Rechnung oft zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Ein starker Cashflow und ausreichend verfügbare liquide Mittel können die Chancen auf die Gewährung von Krediten verbessern, während ein schwacher Cashflow als Warnsignal für potenzielle Zahlungsschwierigkeiten dienen kann.

Kurzgefasst: Die Cashflow-Rechnung bewertet die Liquidität eines Unternehmens und bietet wertvolle Einblicke in seine finanzielle Stabilität und die Fähigkeit, finanzielle Verpflichtungen zu erfüllen.

Warum S4/HANA Public Cloud für Ihren Jahresabschluss das optimale Produkt ist

Einen Jahresabschluss zu erstellen, ist eine komplexe Angelegenheit, bei der verschiedene Fehler passieren können. Das Risiko eines fehlerhaften Berichts, der ggf. weitreichende Konsequenzen für die finanziellen Entscheidungen Ihres Unternehmens haben kann, lässt sich jedoch reduzieren. Spezifische Software-Lösungen oder Systeme unterstützen Sie nicht nur bei der Buchführung und Erstellung Ihrer Finanzberichte. Sie können Muster erkennen und Fehlerquellen identifizieren. SAP S/4HANA Public Cloud beispielsweise bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen für die Erstellung eines Jahresabschlusses:

  • Echtzeit-Analysen und Berichterstattung: S/4HANA Public Cloud bietet Echtzeit-Analysen und Berichterstattungsfunktionen, mit denen Ihr Unternehmen schnell auf Finanzdaten zugreifen und diese analysieren kann. Das ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und eine bessere Reaktionsfähigkeit auf eventuelle veränderte Geschäftsanforderungen.
  • Automatisierung von Prozessen: Die Cloud-Plattform automatisiert viele Prozesse im Kontext der Erstellung Ihres Jahresabschlusses. Dazu gehören die Erfassung von Buchungen, die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen und die Erstellung von Finanzberichten. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Fehler.
  • Integration mit anderen Geschäftsprozessen: S/4HANA Public Cloud ist nahtlos in andere Geschäftsprozesse integriert, wie z. B. Beschaffung, Vertrieb und Produktion, aber auch der Buchführung. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensleistung und eine bessere Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen.
  • Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Cloud-Plattform bietet eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Damit sind Unternehmen in der Lage, ihre Ressourcen bei Bedarf anzupassen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld tätig sind und ihre Infrastruktur schnell anpassen müssen.
  • Sicherheit und Compliance: SAP S/4HANA Public Cloud bietet umfassende Sicherheitsfunktionen und ist nach verschiedenen Compliance-Standards zertifiziert. Dies gewährleistet die Sicherheit und Integrität Ihrer Finanzdaten und ermöglicht es den Unternehmen, die geltenden gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
  • Kosteneffizienz: Durch die Nutzung von Cloud-Ressourcen können Unternehmen ihre IT-Kosten senken, da sie keine teure Hardware oder Softwarelizenzen kaufen müssen. Stattdessen zahlen sie nur für die Ressourcen, die sie tatsächlich nutzen, was zu einer besseren Kosteneffizienz führt.

Diese Vorteile gelten selbstverständlich auch für SAP Business One. Wie Sie einen Jahresabschluss mit dieser Lösung erstellen, haben wir Ihnen in einem weiteren Artikel zusammengefasst.

Jahresabschluss erstellen mit SAP S/4HANA
Effiziente Jahresanschlüsse erstellen dank SAP S/4HANA

Die Erstellung des Jahresabschlusses mit SAP S/4HANA

Schauen wir uns das in der Praxis an: Die Erstellung eines Jahresabschlusses in SAP S/4HANA Public Cloud erfolgt in der Regel in sechs Schritten, die sich wie folgt zusammenfassen lassen:

  • Schritt 1: Datenintegration und -vorbereitung
    Zunächst müssen alle relevanten Daten für den Jahresabschluss in das System eingespeist und aufbereitet werden. Dies umfasst finanzielle Daten wie Buchungen, Bilanzwerte, Gewinn- und Verlustrechnungen usw.
  • Schritt 2: Finanzabschlüsse konfigurieren
    Nehmen Sie im SAP S/4HANA-System die erforderlichen Einstellungen vor, um die verschiedenen Finanzabschlüsse gemäß den gesetzlichen Anforderungen und den Richtlinien Ihres Unternehmens zu erstellen. Dazu gehören Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und ggf. weitere Berichte.
  • Schritt 3: Periodenabschluss
    Führen Sie den Periodenabschluss durch, um alle Finanztransaktionen für das abgelaufene Geschäftsjahr abzuschließen.
  • Schritt 4: Konsolidierung
    Falls Ihr Unternehmen mehrere Tochtergesellschaften hat, müssen Sie die Finanzdaten möglicherweise zusammenfassen, um einen konsolidierten Jahresabschluss zu erstellen.
  • Schritt 5: Jahresabschluss erstellen
    Generieren Sie mit den vorbereiteten Daten und den konfigurierten Finanzabschlussvorlagen den Jahresabschluss.
  • Schritt 6: Prüfung und Freigabe
    Lassen Sie den erstellten Jahresabschluss von den zuständigen Personen überprüfen und freigeben, bevor er offiziell veröffentlicht wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Schritte und die Konfiguration je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens variieren können. Bei der Erstellung Ihres Jahresabschlusses erweist sich der Einsatz eines ERP-Systems wie SAP S/4HANA als wertvolle Unterstützung. Gerne helfen wir Ihnen weiter, wenn Sie Fragen zu SAP S/4HANA haben oder sich für unsere SAP-Lösungen interessieren. Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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SAP S/4HANA Public Cloud steht an der Spitze der ERP-Lösungen für wachstumsorientierte Unternehmen, die die digitale Transformation anstreben. Diese Cloud-basierte ERP-Software zeichnet sich durch ihre umfassende, modulare Struktur aus, die es ermöglicht, verschiedenste Geschäftsbedürfnisse flexibel zu erfüllen. Steuern Sie geschäftskritische Prozesse in Echtzeit und von überall aus, implementieren Sie branchenspezifische neue Geschäftsmodelle und fördern Sie nachhaltiges Wachstum durch umfassende Transparenz und Kontrolle in Ihrem Unternehmen.

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