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5 häufige Fehler bei der SAP Concur-Implementierung ‒ und wie Sie diese vermeiden

Inhaltsverzeichnis

Der Erfolg einer Implementierung von SAP Concur hängt nicht allein von der Software ab, sondern insbesondere von sorgfältiger Planung und Umsetzung. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen häufig auf die gleichen Fallstricke stoßen, die den Prozess verzögern und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden mindern. In diesem Artikel beleuchten wir die fünf häufigsten Fehler bei der SAP Concur-Implementierung und zeigen, wie Sie diese proaktiv vermeiden.

Fehler #1: Mangelnde Vorbereitung und Zieldefinition

Viele Unternehmen starten in die Implementierung, ohne ihre bestehenden Prozesse und Ziele ausreichend zu analysieren.

So machen Sie es besser

  • Ist-Analyse durchführen: Analysieren Sie Ihre aktuellen Reise- und Spesenprozesse im Detail. Welche Formulare werden genutzt? Wie laufen Genehmigungen ab? Wo gibt es ineffiziente Abläufe?
  • Klare Ziele festlegen: Definieren Sie messbare Ziele für die SAP Concur-Implementierung – etwa die Reduktion der Bearbeitungszeit von Spesenabrechnungen um 50 % oder die Verbesserung der Compliance bei Reiserichtlinien.

Fehler #2: Das Projektteam wird falsch besetzt

Eine Implementierung ist kein reines IT-Projekt. Fehlt das Fachwissen aus der Praxis, werden wichtige Anforderungen leicht übersehen.

So machen Sie es besser

  • Interdisziplinäres Projektteam: Binden Sie Vertreter aus Finanzen, HR, IT und idealerweise auch Endanwender ein, um alle Perspektiven abzudecken.
  • Starkes Projektmanagement: Ernennen Sie einen erfahrenen Projektleiter, der die Steuerung, Kommunikation und Entscheidungsfindung übernimmt.

Fehler #3: Die Einbindung der Mitarbeiter wird vernachlässigt

Oft scheitert die Einführung nicht an der Technik, sondern an fehlender Akzeptanz der Mitarbeiter. Wer sich nicht abgeholt fühlt, wird zum Bremsklotz.

So machen Sie es besser

  • Frühzeitig kommunizieren: Informieren Sie alle Mitarbeitenden rechtzeitig über die Veränderungen und die Vorteile, z. B. die einfache Belegerfassung per App.
  • Praxisnahe Schulungen: Bieten Sie anwenderfreundliche Trainings an und stellen Sie leicht zugängliche Supportmöglichkeiten bereit.
  • Champions identifizieren: Gewinnen Sie engagierte Mitarbeitende als Multiplikatoren, die ihre Kollegen beim Einstieg in die Anwendung unterstützen.

Fehler #4: Die Integration in bestehende Systeme wird unterschätzt

SAP Concur muss mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur – besonders ERP-Systemen wie SAP S/4HANA oder SAP ECC – reibungslos kommunizieren. Anderenfalls entstehen Datensilos.

So machen Sie es besser

  • Schnittstellenplanung von Beginn an: Klären Sie frühzeitig, welche Daten wie zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
  • Expertise nutzen: Arbeiten Sie mit erfahrenen Implementierungspartnern zusammen, die sowohl SAP Concur als auch Ihre spezifische Systemlandschaft kennen.

Fehler #5: Ein fehlendes Change Management

Eine Implementierung betrifft nicht nur die Technik, sondern vor allem Ihre Organisation. Ohne aktives Change Management sind Widerstände vorprogrammiert.

So machen Sie es besser

  • Change Management-Plan entwickeln: Planen Sie Kommunikationsmaßnahmen, beantworten Sie vorab mögliche Fragen der Mitarbeitenden und definieren Sie klare Ansprechpartner für die Zeit nach dem Go-Live.
  • Vorteile betonen: Kommunizieren Sie regelmäßig, wie die neue Lösung den Alltag vereinfacht – beispielsweise durch schnellere Spesenrückerstattungen und mehr Transparenz.

Fazit: Gut vorbereitet zum Projekterfolg

Eine erfolgreiche SAP Concur-Implementierung ist kein Zufall, sondern das Ergebnis gründlicher Planung und strategischen Vorgehens. Wer typische Fehler kennt und vermeidet, sorgt nicht nur für eine reibungslose Technik, sondern schafft auch Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

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Eine erfolgreiche SAP Concur-Implementierung ist kein Zufall, sondern das Ergebnis gründlicher Planung und strategischen Vorgehens. Wer typische Fehler kennt und vermeidet, sorgt nicht nur für eine reibungslose Technik, sondern schafft auch Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

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