- Branche: Medien- und Verlagswesen
- Mitarbeiter: 6.500
- Hauptsitz: Unterföhring, Deutschland
- Produkte/Dienstleistungen: Free- & Pay-TV Sender sowie E-Commerce-Geschäft
- Umsatz (2018): 4.009 Mio. Euro
- Eingesetzte SAP-Concur Produkte: Concur Expense, ExpenseIt
Kunde: ProSiebenSat.1 Media SE
Unternehmen
Über ProSiebenSat1 Media SE
ProSiebenSat.1 ist das führende deutsche Entertainment-Unternehmen mit einem starken E-Commerce-Geschäft. Mit 14 Free- und Pay-TV Sendern erreicht die Gruppe 45 Millionen TV-Haushalte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. 2018 erreichte ProSiebenSat.1 auf den digitalen Plattformen zudem 3 Milliarden Video Views.
State of the art im Geschäftsreisemanagement
Der Konzern steht für innovative Unterhaltungsformate – jederzeit, überall und auf jedem Gerät. Diesem Trendsetting sollte auch eine zeitgemäße Reisekostenabrechnung gerecht werden. Papierbelegen und der Intransparenz wurde der Kampf angesagt! Das Medienunternehmen benötigte eine automatisierte und transparenzschaffende Lösung, die Reisende und Buchhaltung entlastet. Mit der rocon GmbH als erfahrenem Implementierungspartner entschied man sich, die Lösung SAP Concur zu integrieren.
Achim Beisswenger
Vice President Financial Accounting bei ProSiebenSat.1 Media SE
„Die rocon GmbH hat sich für uns als äußerst zuverlässiger Partner erwiesen. Wir wurden umfassend beraten, sodass unsere Prozesse 1:1 in SAP Concur abgebildet werden konnten. Innerhalb von drei Monaten erhielten wir ein System, mit dem Status Go-live-ready“
Herausforderung: Papierbergen und Intransparenz den Kampf ansagen
Mit dem Reisen ging allerdings ein intransparenter und papierlastiger Prozess einher. Belege aufkleben, beschriften, scannen und Formulare in die Hauspost geben: Das alles machte die Reisekostenabrechnung zeitintensiv und fehleranfällig – für so manchen Mitarbeiter daher eine unliebsame Aufgabe. Im Accounting stapelten sich täglich die Umschläge für die händische Prüfung. Ein weiteres Manko: Zwischen der Freigabe eines Reiseantrags und dem Einreichen der Belege hatten die jeweiligen Vorgesetzten keinen Einblick in die tatsächlich verausgabten Kosten. Für ein Unternehmen, das auch im digitalen Bereich als Trendsetter gilt, war dieser behäbige Prozess nicht länger tragbar.
Rund 250 Einzelanforderungen galt es im Geschäftsreisemanagementtool abzubilden. Obendrein wurde eine Lösung benötigt, die eine nahtlose Integration der mit dem Privatkonto verknüpften American Express Kreditkarten ermöglichte.
Lösung: In 3 Monaten zum Go-live
rocon implementierte in 3 Monaten die Anwendung SAP Concur Expense für ProSiebenStat.1 unter Beachtung von Sonderregelungen, der Abbildung komplexer Genehmigungsprozesse und Audit Rules. Hinzu kam das Aufsetzen eines detaillierten Reportings.
- Individuelle Anpassung von SAP Concur Expense entsprechend der Anforderungen von ProSiebenSat.1. Intensive Beratung zu Change Management Prozessen im Travelmanagement.
- Komfortablere Gestaltung der intuitiven Nutzeroberfläche durch umfangreiche Tooltips in DE und EN.
- Die Implementierung individueller Reports für umfassende Transparenz ermöglicht den Verantwortlichen zusätzliches Optimierungspotential im Reisekostenmanagement schnell zu erkennen.
- Umfangreiche und bedarfsgerechte Schulungen, um die Akzeptanz für das neue System bei den Mitarbeitern zu gewährleisten.
- Ganzheitliche Nachbetreuung nach dem Go-live.
