5 Tipps: So gelingt der Jahresabschluss im Reisekostenmanagement
Stressfreier Jahresabschluss
Das Jahresende naht und die Reisekostenabrechnungen stapeln sich? Wir geben 5 Tipps, wie man dieses Szenario vermeiden kann.
In der Woche vor Weihnachten werden die meisten Reisekostenabrechnungen im gesamten Jahr eingereicht
Gerade gegen Jahresende wird es richtig hektisch, die Mitarbeiter reichen noch schnell vor dem Weihnachtsurlaub die letzten Spesenabrechnungen ein und die Reisekostenabteilung schiebt Überstunden.
In der Woche vor Weihnachten werden die meisten Reisekostenabrechnungen im gesamten Jahr eingereicht. Laut SAP Concur wurden über die Cloud-Plattform alleine am 18. Dezember 2017 über 750.000 Abrechnungen registriert, die die Finanzabteilungen zu stemmen hatten.
Ähnlich war es im Jahr davor. Aus der Statistik „Busiest Expense Day“ von SAP Concur geht hervor, dass am 19. Dezember 2016 sogar 72 Prozent mehr Abrechnungen als an einem durchschnittlichen Wochentag erfasst wurden – und zwar weltweit!
SAP Concur untersuchte für die Studie die zehn Märkte mit den meisten Ausgaben: In den USA und Kanada, Mexiko, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Indien, China, Japan und Australien wurden an diesem Tag ca. 560.000 Spesenabrechnungen eingereicht, ein Rekord von 6,5 pro Sekunde.
5 Tipps zum Jahresabschluss im Reisekostenmanagement
Wir geben Ihnen 5 Tipps an die Hand, wie Ihre Finanz- und Buchhaltungsabteilungen diese Massen an Expense Reports besser bewältigen können:
1. Tipp: Frühzeitige Planung
Niemand möchte am letzten Arbeitstag kurz vor Feierabend noch im Büro sitzen und sich um Reisekostenabrechnungen kümmern.
Dagegen hilft eine gute, vorausschauende Planung im Reisekostenmanagement. Ihre Finanzverantwortlichen müssen mehrere, gestaffelte Fristen setzen, die frühzeitig an die Buchhaltungsteams und Mitarbeiter kommuniziert werden. Kleine Erinnerungen helfen Ihren Mitarbeitern, Termine einzuhalten, rechtzeitig zu delegieren und ihre Abrechnungen pünktlich einzureichen.
2. Tipp: Komplexe Prozesse einfach digitalisieren
Um reibungsfreie und schnelle Prozesse zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Expense-Abläufe regelmäßig überdenken, prüfen und optimieren.
Eine große Fehlerquelle im Reisekostenmanagement stellen Medienbrüche durch noch nicht komplett digitalisierte bzw. manuelle Prozesse dar. Die dadurch entstehenden Fehleingaben und Korrekturläufe können Sie mittels automatisierter Prozesse einfach vermeiden.
„Vor Weihnachten sind Finanzabteilungen besonders eingespannt. Jahresabschluss und Geschäftsjahresende stehen auf der Agenda. Die zusätzliche Flut an Reisekostenabrechnungen kann Mitarbeiter in der Buchhaltung an die Grenzen bringen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Stress vermeiden.“
Thorsten Spengler, Global Product Expert SAP Concur
3. Tipp: Spesenabrechnung per App
Viele Reisekostenmanagementsysteme bieten inzwischen auch mobile Versionen an. Die Reisenden können direkt von unterwegs aus mittels App ihre Reisekostenabrechnung einreichen. Belege werden abfotografiert, sodass der Genehmiger alle wichtigen Unterlagen direkt zur Hand hat.
4. Tipp: Mitarbeiter schulen
Regelmäßige Trainings ermöglichen Ihren Mitarbeitern, ihre Reisekostenabrechnungen selbstständig, fehlerfrei und schnell zu bearbeiten, wodurch die Finanzabteilung entlastet wird.
5. Tipp: Verständliche Anleitungen erstellen
Statt standardisierter Unterlagen lohnt es sich, für Ihre Mitarbeiter unternehmensspezifische Anleitungen zum Einreichen von Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Durch verständliche Reiserichtlinien wird einer Fragen-Flut kurz vor der Deadline und zeitfressenden Korrekturschleifen vorgebeugt.
So starten Sie stressfrei ins neue Jahr!
Weiterführende Links:
- https://www.concur.de/newsroom/article/rush-hour-im-advent-jetzt-werden-weltweit-die-meisten-abrechnungen
- https://www.travelbusiness.at/business-lounge/so-kriegen-sie-den-abrechnungswahnsinn-vor-jahresende-in-den-griff/0041821/
- http://travelbusiness.users.aboliton.at/business-lounge/wie-verwalten-sie-reiseabrechnungen-noch-immer-manuell-oder-schon-digital/0041325/
- https://www.concur.com/newsroom/article/busiest-expense-day-2017
- https://www.concur.de/newsroom/article/in-der-weihnachtszeit-wird-abgerechnet#_ftn1
Datum
19.November 2019
Autor
Barbara Ofer | @rocon_gmbh
Artikel teilen
Ähnliche Artikel
Die digitale Transformation ist aus dem Unternehmensalltag mittelständischer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Doch was bedeutet das? Wir stellen für Sie sieben Herausforderungen sieben smarten Lösungsansätzen gegenüber.
23. Februar 2023
Die richtige Erfassung und Abrechnung der Geschäftsausgaben spielt für jedes Unternehmen eine tragende Rolle. Ein sehr wichtiger Bereich ist hierbei die Reisekostenabrechnung. Doch wie genau lassen sich die Reisekosten im Rahmen Ihrer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit auch korrekt abrechnen?
23. Mai 2022
Lesen Sie im folgenden Beitrag, was „Digitale Transformation“ konkret bedeutet, welche Anforderungen und Vorteile es mit sich bringt, und welchen Herausforderungen sich KMUs beim Übergang in die digitale Ökonomie stellen müssen.
28. Januar 2022
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.
contact@rocon.info
Schreiben Sie uns per E-Mail – egal zu welcher Uhrzeit. Gerne auch über unser Kontaktformular.
Telefon
06131 488 425 10
Telefonisch erreichen Sie uns an Werktagen von 9 bis 18 Uhr. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.
Vor Ort
5 Standorte
Treffen Sie uns persönlich in Mainz, Köln, Frankfurt a.M. oder Stuttgart. Wir beraten Sie gerne persönlich.