Reisekostenmanagement für Österreich
Reisekosten- und Aufwandsentschädigungen einfach verwalten mit SAP Concur
Digitales Reisekostenmanagement für Unternehmen in Österreich
In Österreich sind die Regelungen für das Reisekostenmanagement nicht nur gesetzlich, sondern auch in Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen festgelegt. rocon hat mit MISTRAL-ITA eine Lösung entwickelt, mit der diese individuellen Taggeldberechnungen & Diäten mühelos in SAP Concur abgebildet werden können. Mit der zertifizierten Lösung für Österreich erreichen Sie über die Optimierung Ihrer Finanzprozesse im Reisekosten- und Ausgabenmanagement ein neues Level in der Digitalstrategie Ihres Unternehmens.
rocon – SAP Concur Partner für Unternehmen in Österreich
rocon bietet mit MISTRAL-ITA eine Lösung, die speziell für die Anforderungen österreichischer Unternehmen entwickelt wurde. Kollektivverträge und damit verbundene komplexe, individuelle Berechnung der Reiseaufwandsentschädigungen lassen sich mit der Lösung ganz einfach in Concur Expense abbilden. Die Regelungen, die beispielsweise in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen gesondert festgehalten sind, werden in SAP Concur integriert. Die cloudbasierte End-to-End Lösung unterstützt Ihr Reisekostenmanagement hinsichtlich Zeit- und Kostensparpotenzialen, Transparenz, Compliance-Richtlinien und Prozessoptimierung.
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MISTRAL-ITA – Perfekt integriert in die Lösungswelt von SAP Concur
Mit dem Add-On MISTRAL-ITA integriert die rocon GmbH einen weiteren Baustein in die Concur-Lösungswelt. Die Individual Travel Allowance erlaubt es Unternehmen in Österreich, spezifische Anforderungen ganz flexibel in SAP Concur abzubilden. Die Lösung erlaubt es, komplexe Prozess im Ausgabenmanagement digital und vor allem intelligent abzubilden.
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Reisekostenabrechnungen in Österreich werden monatlich über MISTRAL-ITA bearbeitet
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Geschäftsreisende in Österreich nutzen MISTRAL-ITA
Überzeugen Sie sich selbst!
Sprechen Sie mit Unternehmen, die SAP Concur und MISTRAL-ITA bereits einsetzen und überzeugen Sie sich selbst vom Mehrwert der Lösung.
Made for Austria
Intelligentes Ausgabenmanagement für Unternehmen in Österreich
Als erfahrener Implementierungspartner wissen wir, neue Lösungen funktionieren erst dann, wenn sie sich nahtlos in die bestehenden Prozesse eines Unternehmens einfügen. Über die Schnittstellentechnologie MISTRAL integrieren wir SAP Concur unkompliziert in Ihre IT-Landschaft. Die Lösung ist so flexibel, dass die bestehenden ERP- oder HR-Standardschnittstellen von SAP Concur weiter verwendet werden können. Sie beschleunigen die Prozesse im Reisekostenmanagement und vermeiden Medienbrüche. In Österreich vertrauen bereits mehr als
500 Unternehmen auf SAP Concur. Das Resultat: mehr als 160.000 Reisekostenabrechnungen wurden hier allein letztes Jahr mit SAP Concur Lösungen abgewickelt – mit steigender Tendenz.
500 Unternehmen auf SAP Concur. Das Resultat: mehr als 160.000 Reisekostenabrechnungen wurden hier allein letztes Jahr mit SAP Concur Lösungen abgewickelt – mit steigender Tendenz.
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Einfach
Mit MISTRAL-ITA erfassen und buchen Sie Taggeld – Reisekosten & Diäten für Dienstreisen einfach in Concur Expense
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Flexibel
Die Lösung lässt sich unkompliziert auf die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Branchenspezifische KV oder Betriebsvereinbarungen lassen sich im System abbilden.
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Intelligent
Smarte Reports und Analysen für die Buchhaltung und die Payroll schaffen Transparenz im Ausgabenmanagement
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Smart
Die intuitive Benutzeroberfläche macht es Reisenden leicht, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit durch verkürzte Rückerstattungszeiten
Andreas Illavsky
SAP Concur Global Product Expert
„Zahlreiche Unternehmen in Österreich vertrauen bereits auf MISTRAL-ITA. Sprechen Sie mich an und profitieren Sie von einer persönlichen Beratung. Gerne bringen wir Sie in Kontakt mit Unternehmen, die unsere Lösung bereits erfolgreich einsetzen. Überzeugen Sie sich einfach selbst von dem Erfolgsfaktor, den andere Unternehmen bereits nutzen.“
Erreichen Sie volle Transparenz über Ihre Ausgaben in drei einfachen Schritten
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Anforderungsanalyse:
Über einen umfangreichen Fragebogen erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam die Anforderungen, die Ihr Unternehmen an die Lösung stellt. Sie stellen uns die Unterlagen zur Verfügung, in denen die Prozesse zum Thema Spesenberechnung definiert sind. In einer kleinteiligen Analyse erarbeiten wir ein passendes Konzept.
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ITA-Workshop:
Der Analyse schließt sich ein eintägiger Workshop an. Zwei unserer MISTRAL-ITA-Experten stehen Ihnen als Ansprechpartner zu Verfügung. Zusätzlich besprechen wir im Workshop die notwendige IT-Infrastruktur für MISTRAL-ITA und damit verbundene Themen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Fort folgend erhalten Sie Empfehlungen zur Optimierung Ihres Prozesses im Reisekostenmanagement.
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Anbindung von MISTRAL-ITA an SAP Concur:
Über die SAP Concur Web Services, die Voraussetzung für den Einsatz von MISTRAL-ITA sind, binden wir die Lösung an SAP Concur an.
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#BePrepared – SAP Concur Day Austria Edition
Am 4. November von 9 bis 12 Uhr im Live-Stream
Melden Sie sich jetzt kostenfrei an! Es ist Zeit für innovative Lösungsansätze und neue Perspektiven. Lassen Sie sich dazu inspirieren – auf unserer ersten SAP Concur Veranstaltung in Österreich. Begleiten Sie uns auf dieser interaktiven, digitalen Reise. Unter dem Motto „Be prepared“ zeigen wir Ihnen wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich durch den Wandel navigieren, Innovationen fördern und das Unternehmenswachstum vorantreiben.
FAQ
Ausgaben- und Reisekostenmanagement für Unternehmen in Österreich
Beim Thema Reisekosten- und Belegabrechnung sind Unternehmen in Österreich mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Kollektiv- und Tarifverträge verkomplizieren die Prozesse für Mitarbeiter und Finanzabteilung gerade dann, wenn es keine landesweit einheitliche Auslegung der Vertragsinhalte gibt. Das rocon-Team hat sich auf die Umsetzung individueller Anforderungen an das Reisekostenmanagement spezialisiert und kennt deshalb die häufigsten Fragen, die in diesem Zusammenhang gestellt werden.
Darauf müssen Sie beim Einsatz von Kollektivverträgen (KV) im Zusammenhang mit dem Einsatz eines Reisekostenmanagementsystems achten:
- Kollektivvertrag ist nicht Kollektivvertrag: In den verschiedenen Branchen kommen unterschiedliche Kollektivverträge zur Anwendung. Zudem sind unternehmensspezifische Interpretationen der Kollektivverträge möglich.
- KV-Einstufung und Beschäftigungsgruppen: Mitarbeiter/innen werden in Verwendungs- oder Beschäftigungsgruppen (Gruppen A-K) eingeteilt und unter Umständen zusätzlich einem spezifischen Kollektivvertrag zugeordnet. Je nach Reise-Typ, kann für unterschiedliche KVs ein spezifisches Taggeld ausbezahlt werden.
- Unbending beachtet werden muss die Unterscheidung zwischen Angestellten- und Arbeiterverträgen (White/Blue Collar).
Durch die Anwendung von Kollektivverträgen kann die Spesenberechnung für österreichische Unternehmen schnell komplex werden. Für die Digitalisierung und Automatisierung das Reisekostenmanagement braucht es daher eine Lösung, die sich flexibel und unkompliziert an individuelle Anforderungen anpassen lässt und einen Projekt-Partner, der über umfangreiche Erfahrung mit den Anforderungen österreichischer Unternehmen mitbringt.
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Zusätzlich zu den Empfehlungen, die in den Kollektivverträgen festgehalten sind, gibt es zusätzliche Regelungen in den Betriebsvereinbarungen. Diese sind möglicherweise nicht schriftlich fixiert, spielen aber für die Unternehmen eine wichtige Rolle. Bei der Umsetzung der Reisekostenrichtlinien eines Unternehmens in ein System müssen spezifische Regelungen immer Beachtung finden.
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- Sparte Bank und Versicherung
- Sparte Gewerbe und Handwerk
- Sparte Handel
- Sparte Industrie
- Sparte Information und Consulting
- Sparte Tourismus und Freizeitwirtschaft
- Sparte Transport und Verkehr
Soweit bei Dienstreisen die effektive Reisezeit nicht in die Normalarbeitszeit des Dienstnehmers fällt, gebührt neben der vorgesehenen Reiseaufwandentschädigung eine Erstattung für jede begonnene – sonst dienstfreie – effektive Reisestunde.
Die Einteilung erfolgt in Bruchteile:
- ein Siebentel (1/7) der vollen kollektivvertraglichen Reiseaufwandentschädigung der Verwendungsgruppe IV (Tag- und Nachtsatz für Inland). Für Reisestunden ab Samstag 13.00 Uhr sowie Sonn- und Feiertagen gebührt
- ein Viertel (1/4) der vollen kollektivvertraglichen Reiseaufwandsentschädigung der Verwendungsgruppe IV (nur für Mitarbeiter mit Zeiterfassung und Anwendungstechniker).“
- Tatsächlich kann die „Reise-Viertel“ (1/4) auch durch eine „Reise-Drittel“ (1/3) und die „Reise-Siebtel“ (1/7) durch eine Reise-Sechstel“ (1/6) ersetzt werden.
- Manche Unternehmen bezahlen auch eine „Reise-Achtel“ (1/8) Diese wird für eine Reisetätigkeit außerhalb der Normalarbeitszeit ausgezahlt. Es steht also eine Achtel des vollen Tagsatzes zur Verfügung.
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Für Wochenenden und Feiertage ergeben sich zusätzliche Taggeldansprüche. Gleiches gilt für einen „Persönlichen Feiertag“ . Dieser wird wie ein offizieller Feiertag behandelt aber eben nur für eine Einzelperson.
Selten wird eine „Nahbereichpauschale“ innerhalb eines 10km Radius vom Standort gezahlt. Dies soll z.B. Lehrlinge davor schützen, nicht für „Jauseneinkäufe“ missbraucht zu werden.
Es werden jedoch auch Reisen innerhalb der Stadt oder zwischen Standorten als Nahbereichsreisen bezeichnet. Eine Mindeststrecke muss in manchen Unternehmen zurückgelegt werden, z.B. 2km.
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Für Orte innerhalb von 25km Entfernung ab der österr. Grenze wird das Taggeld für das Inland bezahlt.
Beispiel Passau: Die Fahrt in den deutschen Teil zählt nicht als Auslandsreise.
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Was muss ich bei der Spesenberechnung beachten, wenn mein Unternehmen einen grenznahen Standort hat?
Unternehmen in der Nähe der österreichischen Grenze zahlen häufig keinen Inlandsanteil des Taggeldes bei Auslandsreisen, sondern sofort den jeweiligen Auslandssatz.
ür die Spesenberechnung wird in Österreich zwischen Nicht-EU- und EU-Ausland sowie zwischen „Alt-EU“ und „Neu-EU“-Ländern unterschieden. Ein neues Beitrittsland wird anders berechnet als ein älteres Beitrittsland und jährlich bis zum Erreichen des „Alt-EU-Satzes“ angepasst. MISTRAL-ITA bietet die Flexibilität, diese Anforderung in SAP Concur abbilden zu können, ohne das ein manueller Aufwand entsteht. Mir MISTRAL-ITA erreichen Unternehmen in Österreich die vollständige Digitalisierung des Reise- und Ausgabenmanagements.
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Bei der Berechnung von Spesen zu Reisen, die aus mehreren Teilen bestehen, können Null-EUR-Ansprüche geltend gemacht werden. Sind die einzelnen Teile einer Dienstreise je Strecke zu kurz, werden diese zusammengerechnet und mit entsprechendem Inlands- oder sogar Auslandstaggeld abgeglichen.
Beispiel:
Hinreise bis Grenze in AT 2h 30min => kein Anspruch auf Taggeld
Rückreise ab Grenze in AT 2h 50min => kein Anspruch auf Taggeld
Zusammengerechnet ergeben sich 5h 20min und somit ein Anspruch auf Taggeld, da mehr als 5 Stunden insgesamt gereist.
Die entsprechenden unternehmensspezifischen Regelungen österreichischer Unternehmen können mit MISTRAL-ITA ganz einfach in SAP Concur abgebildet werden.
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Eine Aufwandsentschädigung ist die meist pauschalisierte zusätzliche Vergütung für besondere Umstände oder Belastungen bei der Arbeit.
Beispiel: Ein Angestellter muss im Produktionsbereich tätig sein (Projektmanager), dann gebührt obige Entschädigung um den Status des Angestellten auszugleichen.
Sachaufwandsentschädigungen sind steuerpflichtig. Mit MISTRAL-ITA lassen sich die kollektivvertraglich geregelten Richtlinien flexibel in SAP Concur abbilden. Der entsprechende Steuersatz, wird passend ausgewiesen.
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Bei Reisen in Österreich wird oft erst bei zwei „vollen“ Mahlzeiten tatsächlich gekürzt. Im Ausland wird jedoch jede einzelne Mahlzeit gekürzt. Wobei auch hier in vielen Fällen das Frühstück im Ausland zwar angegeben aber nicht gekürzt wird.
Teilweise müssen Mahlzeiten automatisch gekürzt werden (Frühstück). Für Training oder Messen/Seminare kann entweder eine Pauschale oder eine Kürzung verlangt werden.
In manchen Fällen wird das Tagegeld nach 28 oder 31 aktiven Reisetagen in Folge um 10% gekürzt.
Je nach Transportart und Tätigkeit wird zwischen aktiver und passiver Reisezeit unterschieden. Ich reise aktiv als Lenker eines Fahrzeuges aber passiv als Beifahrer oder im Zug.
Es wird nicht nur Umsatzsteuer, sondern auch Lohnsteuer auf das Taggeld berechnet.
Lohnsteuerfrei sind stets die gesetzlich vorgegeben Beträge. Alle „Überbezahlungen“ generieren USt.- und Lohnsteuerrelevante Anteile. Dabei müssen auch Reisen in das Ausland berücksichtigt werden.
Es können Reisezeiten als Werbungskosten vom Reisenden steuerlich abgesetzt werden. Sinnvoll ist es daher, Werbungskosten automatisch berechnen zu lassen.
Bei der Kalendertags-Berechnung wird der Taggeldanspruch mit jedem neuen Kalendertag ab Tagesbeginn errechnet. Mit der 24 Stunden-Regel in entsprechenden Blöcken ab Beginn der Reise. Bei Reisen vom In- ins Ausland wechselt diese Berechnung jedoch. Es wird also von Kalendertag auf 24 Stunden „umgeschaltet“ und umgekehrt.
rocon – Ihr Ansprechpartner für SAP Concur Projekte in Österreich
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören! – Sie konnten die Antwort auf Ihre Frage nicht finden? Unsere Experten für Reisekosten- und Ausgabenmanagement für Unternehmen in Österreich beraten Sie gerne! Rufen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
Andreas Illavsky
SAP Concur Global Product Expert
06131 488 425 10