Mit Business Process Reengineering das Unternehmen erneuern
Geschäftsprozesse grundlegend neu ausrichten
Wenn Unternehmen vor besonderen Herausforderungen stehen, müssen sie diesen oft mit drastischen Methoden begegnen. Dazu zählt das Business Process Reengineering (BPR). Der umfassende Ansatz gestaltet die Unternehmensprozesse grundlegend um. Im Zentrum stehen dabei die Orientierung an den Bedürfnissen der Kunden und die intensive Nutzung der Potenziale moderner Informationstechnologie.
Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie das Business Process Reengineering funktioniert, in welchen Situationen die Methode zum Einsatz kommt und wie verschiedene IT-Lösungen den Ansatz unterstützen können.
Die Grundidee des BPR
Business Process Reengineering ist eine Methode der Unternehmenstransformation. Sie wurde in den 1990er-Jahren im US-amerikanischen Raum entwickelt und seitdem bei zahlreichen Unternehmen unterschiedlichster Branchen angewandt. Der Kerngedanke von BPR ist eine radikale, prozessorientierte Neuausrichtung der Unternehmensstruktur mit dem Ziel, signifikante Verbesserungen in mehreren Dimensionen zu erreichen.
Fokus auf Prozesse, Kunden und IT
Grundsätzlich konzentrieren sich BPR-Vorhaben nicht nur auf die wesentlichen Prozesse in einer Organisation, sondern auch auf die Kunden und deren Bedürfnisse sowie auf die Potenziale der Informationstechnologie. So sollen sich nach dem Ansatz des BPR alle Prozesse im Unternehmen am Kunden orientieren. Unterstützende Prozesse ohne Auswirkungen auf den Kunden sind möglichst auszulagern oder zumindest auf ein Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig soll aktuelle Informationstechnologie zur Automatisierung, Vereinfachung und Verbesserung der Geschäftsprozesse beitragen.
Radikaler Ansatz
Grundsätzlich verfolgt Business Process Reengineering einen radikalen Top-Down-Ansatz. Ohne Rücksicht auf bestehende Abläufe sollen die Geschäftsprozesse komplett neu geschaffen werden. Damit ist BPR das Gegenteil von den sanften, schrittweisen Prozessverbesserungen, die japanischen Methoden wie Kaizen zugrunde liegen. Mittlerweile setzt sich aber auch im Business Process Reengineering zunehmend ein weniger radikales Vorgehen durch, welches die positiven Eigenschaften bestehender Prozesse anerkennt und einbezieht.
Ambitionierte Ziele
Die Neugestaltung aller Geschäftsprozesse unter dem übergeordneten Ziel der Kundenorientierung soll zu deutlichen Verbesserungen im klassischen Dreieck von Zeit, Qualität und Kosten sowie beim Service führen. Die Ziele, die mit der umfassenden Veränderung verfolgt werden, sind durchaus ambitioniert und sehen Verbesserungen von etwa 30 Prozent in diesen Dimensionen vor.
Neben dem intensiven Einsatz von Informationstechnologie gibt es eine Reihe weiterer Maßnahmen, die zur Erreichung dieser Ziele beitragen. Eine hohe Bedeutung haben vor allem die Eliminierung von Prozessen sowie die Reduzierung der Schnittstellen innerhalb der Organisation.
BPR gezielt anwenden
Die weitreichenden Veränderungen, die mit Methoden wie dem Business Process Reengineering einhergehen, bergen viele Chancen, aber auch einige Risiken. Daher ist der Ansatz des BPR kein Allheilmittel für organisatorische Unzulänglichkeiten aller Art. Stattdessen sollte die Methode vor allem in besonders herausfordernden Situationen eingesetzt werden.
„Ob bei einem umfangreichen BPR-Vorhaben oder beim Einsatz weniger weitreichender Methoden – der Unterstützung durch die passenden IT-Anwendungen kommt in jedem Fall eine herausragende Bedeutung zu. Vor allem ERP-Systeme zielen mit ihrem Funktionsumfang auf die zentralen Unternehmensprozesse ab“
Die Vorteile
Die wesentlichen Vorteile des Business Process Reengineering sind die potenziellen Verbesserungen in den Bereichen Qualität, Zeit, Kosten und Service. Diese können nicht nur zu mehr Kundenzufriedenheit, sondern auch zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen. Aus organisatorischer Sicht gewinnt das Unternehmen zudem in den verschiedenen Phasen eines so weitreichenden Projekts einen umfassenden Blick auf die eigenen Abläufe. Zudem haben Mitarbeiter im Rahmen von BPR die Gelegenheit, Prozesse neu zu denken und sich so wieder besser mit ihrer Arbeit zu identifizieren.
Die Nachteile
Gleichzeitig verlangt Business Process Reengineering jedoch den Mitarbeitern viel ab. Da manche Menschen Veränderungen kritisch betrachten, stoßen BPR-Projekte häufig auf Widerstände. Außerdem birgt eine zu radikale und ambitionierte Neugestaltung die Gefahr, auch effiziente und gut eingespielte Abläufe abzuschaffen. Die Ressourcenbindung und der hohe zeitliche Aufwand sind bei einem umfangreichen BPR-Projekt ebenfalls nicht zu unterschätzen.
Typische Einsatzbereiche
Business Process Reengineering eignet sich daher vor allem für besondere Herausforderungen. Typische Situationen für die Anwendung sind finanzielle Krisen, das Wegbrechen von Märkten oder grundlegende technologische Veränderungen. Auch Phasen organisatorischen Wandels, die beispielsweise bei einer Fusion oder bei der Auslagerung von Unternehmensbereichen auftreten, bieten Ansatzpunkte für das BPR. Denkbar ist der Einsatz zudem bei der erstmaligen prozessorientierten Ausrichtung von vormals ausschließlich funktional aufgestellten Organisationen.
Bei Unternehmen, die in einem stabilen Umfeld bereits erfolgreich auf der Basis von Prozessen arbeiten, eignen sich hingegen eher sanftere Methoden der Prozessoptimierung. Diese zielen vorwiegend auf eine punktuelle Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse ab und sind im Vergleich zu BPR weniger aufwendig.
Umsetzung von BPR-Vorhaben in der Praxis
Ist die Entscheidung für die Umsetzung eines BPR-Vorhabens gefallen, empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise. In der Regel folgen BPR-Projekte einem typischen Ablauf, dessen Phasen sich in ähnlicher Form auch bei anderen umfangreichen Transformationsprojekten wiederfinden.
Der typische Ablauf
Wie die meisten anderen Projekte beginnt auch das Business Process Reengineering mit der Festlegung der Projektziele und des Projektumfangs. Obwohl das klassische BPR auf die Optimierung des Gesamtunternehmens abzielt, sind in der Praxis auch Vorhaben denkbar, die sich nur auf einzelne Unternehmensbereiche oder Kernprozesse beziehen.
Steht der Projektumfang fest, findet anschließend die Analyse des Ist-Zustandes statt. Diese fördert die wesentlichen Schwachstellen in der bestehenden Aufbau- und Ablauforganisation zutage. Gleichzeitig zeigt die Ist-Analyse Prozessteile auf, die bereits besonders effizient ablaufen und die somit in den späteren Phasen beibehalten werden können.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse fließen dann in die Konzeption der Zielprozesse ein, welche schließlich in der Organisation und in den IT-Systemen umgesetzt werden. Nach der Einführung der neuen Geschäftsprozesse empfiehlt sich deren regelmäßige Überprüfung. Sollte sich dabei herausstellen, dass die Prozesse die Erwartungen nicht erfüllen, müssen gegebenenfalls einige Phasen des Projekts erneut durchlaufen werden.
Die vier R beim Business Process Reengineering
Häufig finden sich diese typischen Aktivitäten des Business Process Reengineering auch in einen größeren Rahmen eingebettet, den die sogenannten vier R bilden:
- Renewing (Erneuerung)
- Revitalizing (Revitalisierung)
- Reframing (Einstellungsänderung)
- Restructuring (Restrukturierung)
Dabei beinhaltet der Bereich Revitalizing die Arbeiten der Ist-Analyse und der Soll-Konzeption. Der Komplex Restructuring befasst sich mit der Umsetzung und Einführung der neuen Prozesse und mit der Überprüfung der Zielerreichung.
Die beiden Bereiche Renewing und Reframing umfassen hingegen verschiedenste Maßnahmen, mit denen die Mitarbeiter auf die Transformation und auf das Arbeiten mit den neuen Prozessen eingestimmt werden. Aufgrund der tiefgreifenden Veränderungen, die mit einem BPR-Vorhaben einhergehen, haben diese auf die Mitarbeiter gerichteten Maßnahmen einen hohen Einfluss auf den Projekterfolg.
„Die Software SAP Business One eignet sich sowohl für die prozessorientierte Ausrichtung eines vormals funktional organisierten Unternehmens als auch für eine grundlegende Neugestaltung der Geschäftsprozesse.“
Geschäftsprozesse mit ERP-Systemen optimieren
Ob bei einem umfangreichen BPR-Vorhaben oder beim Einsatz weniger weitreichender Methoden – der Unterstützung durch die passenden IT-Anwendungen kommt in jedem Fall eine herausragende Bedeutung zu. Vor allem ERP-Systeme zielen mit ihrem Funktionsumfang auf die zentralen Unternehmensprozesse ab – von der Produktion über die Logistik bis hin zum Vertrieb.
Neugestaltung mit SAP Business One
Die Software SAP Business One eignet sich sowohl für die prozessorientierte Ausrichtung eines vormals funktional organisierten Unternehmens als auch für eine grundlegende Neugestaltung der Geschäftsprozesse.
Mit ihrem modularen Aufbau bildet die Software die individuell benötigten Prozessbereiche ab und bei Bedarf lässt sie sich mit passgenauen Add-ons erweitern. Viele Module von SAP Business One greifen ineinander und tauschen auf diese Weise Daten aus. So unterstützen sie die Ausrichtung des Unternehmens entlang der wichtigsten Geschäftsprozesse. Mitarbeiter profitieren dabei an vielen Stellen von der Automatisierung einzelner Aufgaben oder von datenbasierten Analysen.
Bei einem BPR-Projekt und auch bei kleineren Prozessoptimierungen sollte die Konzeption der neuen Geschäftsprozesse der technischen Umsetzung im ERP-System stets vorangehen. So lässt sich eine vorschnelle Übernahme unzulänglicher oder gar fehlerhafter Prozesse in das neue IT-System vermeiden.
Prozessunterstützung durch SAP Concur
Auch mit SAP Concur lassen sich Unternehmensprozesse automatisieren, professionalisieren und vereinfachen. Im Gegensatz zu SAP Business One zielt diese Lösung allerdings nicht auf die Kernprozesse einer Organisation ab. Mit dem Reisekosten- und Ausgabenmanagement unterstützt SAP Concur jedoch Prozesse, die in beinahe jedem Unternehmen anfallen und dort oft hohe Aufwände verursachen.
Eine manuelle Bearbeitung ist in diesen Bereichen wegen der Vielzahl an Vorgängen und Einzelaufgaben nicht nur zeitintensiv, sondern zugleich auch fehleranfällig. SAP Concur sorgt hier mit der Automatisierung von Prozessschritten und mit der Abbildung in einem einheitlichen System für mehr Transparenz und Geschwindigkeit. Auch diese Lösung lässt sich mit ihrem modularen Aufbau sowie mit Schnittstellen und Add-ons zielgerichtet an die individuellen Anforderungen anpassen.
Mächtiges Werkzeug für eine umfassende Veränderung
Business Process Reengineering ist ein mächtiges Werkzeug. Die damit verbundene grundlegende Neugestaltung der Geschäftsprozesse verspricht hohe Verbesserungspotenziale in den Dimensionen Zeit, Kosten, Qualität und Service. Sie geht aber auch mit einigen Risiken einher. Daher eignet sich die Methode weniger für die punktuelle Prozessoptimierung, sondern vielmehr für eine umfassende Neustrukturierung von Unternehmen, die vor besonderen Herausforderungen stehen.
In jedem Fall erfordern die oft aufwendigen BPR-Projekte ein systematisches Vorgehen und eine intensive Auseinandersetzung mit der bestehenden und mit der angestrebten Aufbau- und Ablauforganisation. Maßgeblich für den Projekterfolg sind zudem eine enge Einbindung der betroffenen Mitarbeiter in allen Phasen des Projekts und eine bestmögliche Nutzung aktueller IT-Potenziale.
Datum
27.Januar 2022
Autor
Barbara Ofer | @rocon_gmbh
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