Phase 3: Durchführungsphase: Umsetzung der geplanten Schritte
In der Durchführungsphase wird der Projektplan aktiv umgesetzt. Der Projektleiter koordiniert das Projektteam, um sicherzustellen, dass alle Arbeitspakete termingerecht abgeschlossen werden. Zu den Hauptaufgaben gehören das effektive Management von Ressourcen, das Überwachen der Projektfortschritte und das Anpassen der Pläne bei Bedarf. Eine klare und regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten ist essenziell, um den Informationsfluss zu gewährleisten und Feedbackschleifen zu etablieren. Qualitätskontrollen werden durchgeführt, um die Einhaltung der Standards zu überprüfen. Risiken und Änderungen im Projektumfang werden kontinuierlich bewertet und gesteuert, um den Projektverlauf entsprechend anzupassen. Der Projektleiter muss zudem flexibel auf Veränderungen reagieren und aktiv Stakeholder-Management betreiben, um die Unterstützung und das Engagement für das Projekt aufrechtzuerhalten.
Phase 4: Überwachungsphase: Kontrolle und Anpassung
Während der gesamten Projektlaufzeit hat der Projektmanager die kritische Aufgabe, kontinuierlich den Überblick über alle Projektaspekte zu wahren. Dazu zählen die Einhaltung der Anforderungen, der Fortschritt der Arbeitspakete, die Einhaltung der Zeitpläne, die Kontrolle der Kosten und die Sicherstellung der Qualität der Projektergebnisse. Die Nutzung verschiedener Projektmanagement-Tools und Kollaborationssysteme ist hierbei unerlässlich, da sie es ermöglichen, alle relevanten Daten in Echtzeit zu erfassen und zu analysieren. Diese Tools bieten Dashboards und Berichtsfunktionen, die es dem Projektmanager erleichtern, Abweichungen vom Projektauftrag frühzeitig zu erkennen und zu bewerten.
Die Überwachungsphase umfasst auch ein proaktives Risikomanagement. Der Projektmanager muss potenzielle Risiken fortlaufend bewerten und präventive sowie korrektive Maßnahmen einleiten, um sicherzustellen, dass das Projekt nicht negativ beeinflusst wird. Dies kann die Anpassung von Zeitplänen, die Neuzuweisung von Ressourcen oder die Änderung von Lieferumfängen umfassen.
Phase 5: Abschlussphase: Bewertung und Dokumentation des Projekterfolgs
In der Abschlussphase wird der Projekterfolg formal bewertet. Der Projektmanager und das Team überprüfen die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht und die Qualitätskriterien eingehalten wurden. Ein wesentliches Element ist der Abschlussbericht, der die Erreichung der Ziele, die Handhabung aufgetretener Probleme, die Kostenübersicht und die Stakeholder-Zufriedenheit dokumentiert.
Während der Lessons-Learned-Sitzungen reflektiert das Team den Projektverlauf, diskutiert Erfolge und dokumentiert Verbesserungsvorschläge für zukünftige Projekte. Offene Punkte oder unvollendete Aufgaben werden identifiziert und Pläne für ihre Fertigstellung entwickelt.
Die Phase endet mit der formellen Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber, einschließlich eines Übergabedokuments, das alle notwendigen Informationen für die Nutzung und Wartung enthält. Diese sorgfältige Abschlussdokumentation und Übergabe sichert nicht nur die Projektergebnisse, sondern unterstützt auch die kontinuierliche Verbesserung der Projektmanagementpraktiken.