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IT Projektmanagement: So funktioniert die Umsetzung wirklich

IT Projektmanagement

IT Projektmanagement im Wandel der Zeit

Unsere Geschäftswelt wird immer digitaler, globalisierter, vernetzter und komplexer. Innerhalb der letzten zwei Jahrzehnte hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen Produkte und Dienstleistungen produzieren und vertreiben, grundlegend geändert. Etablierte Geschäftsmodelle und klassische Wertschöpfungsketten geraten in Zuge des technologischen Fortschritts und aufgrund dynamischer Kundenanforderungen immer mehr unter Druck. Aus diesem Grund steigen auch die Anforderungen an das betriebliche IT Projektmanagement, das Unternehmen bei der Planung, Einführung und Umsetzung aufwändiger IT-Projekte helfen soll. Nicht selten kommt es vor, dass definierte Ziele gar nicht oder nur mit massiven Abweichungen zum geplanten Zeit- und Kostenbudget realisiert werden können. Effizientes Projektmanagement und eine agile Projektorganisation – wie beispielsweise der Einsatz von Scrum – können dabei helfen, komplexe Vorhaben auch unter schwierigen Rahmenbedingungen umzusetzen. Lesen Sie im folgenden Beitrag, welche Methoden, Techniken und Prinzipien dabei als Schlüsselfaktoren für erfolgreiche IT-Projekte Anwendung finden.

Was ist effizientes IT Projektmanagement?

Wie bei „klassischen“ Projekten gelten auch bei der Umsetzung von IT-Projekten diverse Grundprinzipien, die den Projektverlauf bzw. die erhofften Ziele und Resultate negativ wie positiv beeinflussen können. Ein aufeinander abgestimmter Mix aus Planung, Koordination und Entwicklung von IT-Lösungen ist unumgänglich. Es spielt dabei keine Rolle, ob es beispielsweise um die Einführung einer neuen ERP-Lösung oder um die Ablöse einer bestehenden IT-Infrastruktur geht. In der Praxis konnten sich die folgenden fünf Phasen als Leitfaden für effektives IT Projektmanagement etablieren:

  1. Initialisierungsphase
  2. Planungsphase
  3. Durchführungsphase
  4. Überwachungsphase
  5. Abschlussphase

1. Initialisierungsphase:

Bevor ein Projekt in Auftrag gegeben werden kann, müssen Bedarf und Anforderungen ganzheitlich konkretisiert werden. Nur so lässt sich abschätzen, ob ein Vorhaben sinnvoll und für das gesamte Unternehmen tragfähig ist. Ein erster Blick auf den zu erwartenden Zeit- und Ressourcenaufwand gibt Auskunft darüber, inwiefern eine erfolgreiche Umsetzung als realistisch erscheint.

2. Planungsphase:

In der Planungsphase arbeitet der Projektleiter eng mit seinem zukünftigen Projekt-Team und diversen Stakeholdern zusammen, die Einfluss auf Ziele und Projektverlauf haben können. Neben dem Festlegen eines Budgets, stellt insbesondere eine eingehende Risikoanalyse einen wichtigen Aspekt dieser Phase dar. Darüber hinaus werden Ziele und Nicht-Ziele des Vorhabens festgelegt und klar kommuniziert.

IT Projektmanagement - Analyse
IT Projektmanagement - Plan

3. Durchführungsphase:

In der Durchführungsphase geht es dann um die konkrete Umsetzung und Etablierung der definierten Projektschritte. Vor allem die Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Projektteam ist wichtig für die zeitgerechte Umsetzung von Arbeitspaketen und das Erreichen von Meilensteinen. Das Delegieren von Aufgaben an zuständige Stellen und eine klare Kommunikationsstrategie mit regelmäßigen Feedbackschleifen zählt hierbei zu den Kernaufgaben des Projektmanagers. Auf dynamische Rahmenbedingungen, die Einfluss auf den Projektverlauf haben können, muss ein Projektleiter adäquat und flexibel reagieren können.

4. Überwachung und Kontrolle:

Während der gesamten Projektlaufzeit ist es Aufgabe des Projektmanagers, einen Überblick über Anforderungen, Fortschritt, Zeit, Kosten und Qualität zu haben. Unterschiedliche Projektmanagementtools und Kollaborationssysteme helfen dabei, Abweichungen vom Projektauftrag frühzeitig zu identifizieren. Besteht die Gefahr, dass definierte Ziele nicht bzw. nicht im geforderten Umfang erreicht werden können, muss der Projektmanager Maßnahmen ergreifen, die den Projektverlauf entsprechend korrigieren.

5. Abschlussphase:

Die Abschlussphase dient sowohl der Überprüfung der Ergebnisse als auch der kritischen Reflexion des gesamten Projektverlaufs. Wurden alle Ziele wie geplant erreicht und umgesetzt? Welche Probleme traten bei der Umsetzung auf? Entsprechen die Ergebnisse qualitativ den im Projektauftrag festgelegten Gütekriterien. Sind Punkte offen, die in der Nachbearbeitungsphase berücksichtigt werden müssen. All diese Aspekte müssen vom Projektmanager im Abschlussbericht sauber dokumentiert werden.

„Agiles IT Projektmanagement kommt grundsätzlich immer dann zum Einsatz, wenn Unternehmen einen definierten SOLL-Zustand auf strukturierte und ressourcenschonende Weise – unter Anwendung unterschiedlicher Methoden – erreichen wollen. „

Aufgaben, Ziele und Herausforderungen an das IT Projektmanagement

Agiles IT Projektmanagement kommt grundsätzlich immer dann zum Einsatz, wenn Unternehmen einen definierten SOLL-Zustand (z.B. die erstmalige Implementierung eines ERP-Systems) auf strukturierte und ressourcenschonende Weise – unter Anwendung unterschiedlicher Methoden – erreichen wollen. Dies soll sicherstellen, dass Ziele unter der Berücksichtigung konkreter Vorgaben (wie Zeit, Kosten und erwartete Leistung) konsequent umgesetzt werden. Das Besondere an IT Projekten ist aber, dass sie in einem sehr volatilen und unsicheren Umfeld stattfinden. Oft sind Organisation und ihre Projektmanager mit sehr neuartigen und innovativen Problemlösungsansätzen konfrontiert. In der Praxis führen vor allem schwammige Projektziele, mangelhafte Zeit- und Kostenplanung sowie starre Methoden, die kaum Freiraum für flexibles Handeln zulassen, zu immer wiederkehrenden Problemen. Projektleiter haben daher die Aufgabe, folgende Anforderungen an das IT Projektmanagement konsequent zu überwachen:

1. Funktionalität und Qualität:

Die geforderte Qualität und Funktionalität des Endprodukts, d.h. das Leistungsversprechen des Dienstleisters, werden in der Regel zu Beginn des Projekts gemeinsam mit dem Kunden festgelegt. Je präziser dies dokumentiert wird, desto einfacher und schneller lassen sich konkrete Projektziele umsetzen. Langwierige und das Projekt verzögernde Nacharbeiten können so auf ein Minimum reduziert werden.

2. Kosten:

Jedem Projekt steht zu Projektbeginn ein klar definiertes Budget zu Verfügung. Auch wenn in der Praxis eine Punktlandung nur selten vorkommt, muss der Projektleiter stets einen Überblick über auflaufende Kosten wie Material, Hardware, Software und Personal haben. Bei einer sich anbahnenden Überschreitung des Budgets können frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden, die eine starke Kostenabweichung verhindern.

3. Zeit:

Projekte zeichnen sich stets durch einen fixen Start- und Endtermin aus. Sauber ausgearbeitete Zeitpläne, die Arbeitspakete und Meilensteine auf der Zeitachse festlegen, helfen allen Projektmitgliedern bei der strukturierten Abarbeitung einzelner Teilaufgaben. Zwischenergebnisse geben dem Projektmanager Auskunft darüber, ob Umsetzungsvorgaben innerhalb des definierten Zeitraums liegen.
Die Faktoren Funktionalität, Kosten und Zeit zählen somit zu den wesentlichen Herausforderungen an das IT Projektmanagement. Sie konkurrieren um ihre Anteile im Projekt, sind aber im Wesentlichen voneinander unabhängig. Jedes Unternehmen strebt mittels Projektmanagement danach, Kosten und Zeit zu minimieren und Funktionalität zu maximieren.

IT Projektmanagement - Post-it
IT Projektmanagement - Klemmbrett
IT Projektmanagement Meeting

Die Projektmanagement Standards?

In den letzten Jahrzehnten haben sich im Bereich Projektmanagement drei namhafte Standards durchsetzen können: IPMA, PMI und PRINCE2. Diese Zertifizierungsmodelle unterscheiden sich in ihren Normen und Prozessen. Der Vorteil ist, dass für jeden Standard ein klar definiertes Prozessmodell und Framework zur Umsetzung von Projekten vorliegt.

1.IPMA:

Die aus Europa stammende IPMA (International Project Management Association) ist als Dachverband für Projektmanagement weltweit tätig. Sie bietet für Personen ein Zertifikationssystem mit vier Stufen an (Level A, B, C und D). Die IPMA vergibt ihre Zertifizierung auf Basis von nachgewiesenem Wissen und nachgewiesener Kompetenz und ist daher weniger prozessorientiert als andere Standards.

2. PMI:

PMI (Project Management Institute) ist vor allem in den USA der Standard für die Umsetzung von projektorientierten Vorhaben. Es wurde 1969 gegründet und ist weltweit erkannt. Eine PMI-Zertifizierung bescheinigt dem Besitzer die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen, um komplexe Projekte zielorientiert leiten zu können.

3. PRINCE2:

PRINCE2 ist – im Gegensatz zu IPMA – eine prozessorientierte Methode für effektives Projektmanagement und vermittelt die grundlegenden Fähigkeiten, um als qualifizierter Projektleiter arbeiten zu können. Es steht für PRojects IN Controlled Environments und ist weltweit anerkannt.

Hand Drawing Project
Project Digital Transformation

Was sind besondere Herausforderungen beim Projektmanagement einer ERP Implementierung?

Die Einführung eines ERP-Systems stellt sowohl den IT-Dienstleister als auch den Kunden selbst im Rahmen des IT Projektmanagements vor besondere Herausforderungen. Das liegt auch in der Natur der Sache. Die Implementierung eines (neuen) ERP-Systems in eine bestehende IT-Infrastruktur stellt einen wesentlichen Eingriff in die Ablauf- und Aufbauorganisation sowie die Prozesslandschaft dar. Je nach Größe des Unternehmens und Umfang Projekts kann dies bis zu mehreren Monaten dauern. U. a. folgende Kriterien und Anforderungen spielen eine entscheidende Rolle beim Projektmanagement einer ERP-Implementierung:

1. Welche Software soll zum Einsatz kommen?

Am Markt gibt es unzählige ERP-Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen. Sowohl Standard-Software als auch Individual-Software kommen in der Praxis zum Einsatz. In erster Linie hängt dies davon ab, welche Geschäftsprozesse abgebildet werden sollen bzw. wie hoch die Erwartungen an den Funktionsumfang sind. Darüber hinaus hat das zur Verfügung stehende Budget Einfluss auf die Auswahl der passenden Software. Auch mangelnde Fachkenntnisse über die Funktionsweisen und Schnittstellen von ERP-Systemen können bereits in der Evaluierungsphase zu Problemen führen.

2. Sind die Unternehmensprozesse bekannt?

Bevor ein ERP-System in eine bestehende Infrastruktur integriert werden kann, müssen die (Kern-)Prozesse im Unternehmen klar dokumentiert und an den IT-Dienstleister kommuniziert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass nach einem GO-Live auch alle operativen Tätigkeiten erfolgreich ausgeführt werden können. Prozesse, die aufgrund mangelnder Dokumentation oder Transparenz nicht klar vom Entwickler erfasst werden können, führen andernfalls zu (teils massiven) Problemen im Tagesgeschäft.

3. Schulung der Mitarbeiter?

Natürlich stellt ein neues ERP-System auch eine neue Arbeitsumgebung für alle direkt und indirekt involvierten Personen dar. Deshalb ist es wichtig, sich bereits während der Projektphase intensiv mit dem Thema „Mitarbeiterschulung“ zu beschäftigen, damit nach der Implementierung des ERP-Systems auch alle Personen den korrekten Umgang mit der neuen Software erlernt haben. Auch ein Basiswissen über die Funktionalitäten von modularen ERP-System hilft dabei, Prozesse und Zusammenhänge im Unternehmen besser zu verstehen.

„Am Markt gibt es unzählige ERP-Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen. Sowohl Standard-Software als auch Individual-Software kommen in der Praxis zum Einsatz. In erster Linie hängt dies davon ab, welche Geschäftsprozesse abgebildet werden sollen bzw. wie hoch die Erwartungen an den Funktionsumfang sind.“

Aus der Praxis: IT Projektmanagement am Beispiel eines SAP Business One Projektes

Wenn Sie sich dazu entscheiden, SAP Business One (im Standard) als ERP-Lösung für Ihr Unternehmen einzusetzen, können wir dies bereits in wenigen Tagen bereitstellen. Je nach Komplexität, Anforderungen und Unternehmensgröße kann die Projektdauer auch bis zu mehreren Monaten betragen. Dabei berücksichtigen wir auch etwaige Schnittstellen zu Drittsystemen und die zur Verfügung stehenden Ressourcen aller Mitarbeiter. Besonderen Wert legen wir auf regelmäßige Kommunikation mit allen Projektmitgliedern und auf ein konsequentes Monitoring von Zeitplänen und Budgetvorgaben.
Wir führen Sie mit agilen IT Projektmanagement Methoden in nur 5 Schritten zum produktiven System:

1. Projektvorbereitung
2. Konzeption
3. Umsetzung
4. Testing
5. Go-Live

Die Kosten für die Implementierung setzen sich dabei aus Lizenz- und Dienstleistungskosten sowie aus Kosten für IT-Investitionen zusammen.

IT Projektmanagement als zentraler Bestandteil erfolgreicher Veränderungsvorhaben

IT-Projektmanagement und agile Methoden (wie beispielsweise Scrum) zur Bewältigung von Veränderungsprozessen gewinnen in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung weiter an Bedeutung. Qualifizierte Projektmanager spielen bei der Planung und Umsetzung unterschiedlicher Aufgaben im IT-Kontext eine Schlüsselrolle und sorgen für nachhaltigen Erfolg bei der Implementierung und Umsetzung zukunftsorientierter Projekte. So stärken Sie konsequent Ihre Wettbewerbsfähigkeit am Markt und sind gerüstet, um auch weiterhin die stetig steigenden Kundenanforderungen erfüllen zu können.

Datum


25.März 2022

Autor


Barbara Ofer | @rocon_gmbh

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