Reisekostenabrechnung für Unternehmen

Darauf müssen Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung achten

Die richtige Erfassung und Abrechnung der Geschäftsausgaben spielt für jedes Unternehmen eine tragende Rolle. Ein sehr wichtiger Bereich ist hierbei die Reisekostenabrechnung, um geschäftliche Reisen, Übernachtungen, Veranstaltungen und Kundenbesuche exakt zu erfassen. In vielen Fällen ist die Reisekostenabrechnung dabei nicht nur praktisch, sondern sogar Pflicht. Doch wie genau lassen sich die Reisekosten im Rahmen Ihrer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit auch korrekt abrechnen?

Sind Reisekostenabrechnungen für Unternehmen verpflichtend?

Immer dann, wenn Sie als Arbeitnehmer für Ihr Unternehmen eine Geschäftsreise antreten, wird die Reisekostenabrechnung zur Pflicht. Dies setzt voraus, dass Sie geschäftlichen Tätigkeiten außerhalb der gängigen Arbeitsstätte nachgehen. Nicht jeder Termin eines Arbeitnehmers ist hierbei jedoch mit einer Geschäftsreise gleichzusetzen. In der Regel muss die Tätigkeit für eine Dienstreise außerhalb der Stadtgrenze liegen.

Bei einem Kundenbesuch, der nur wenige Kilometer von Ihrer Arbeitsstätte entfernt liegt, handelt es sich daher nicht um eine Dienstreise. Dadurch wird auch eine Reisekostenabrechnung in diesem Fall noch nicht zur Pflicht. Anders ist es bei den folgenden Gründen, die eine Dienstreise rechtfertigen:

Tagungen, Workshops, Messen und Schulungen
Auswärtige Kundentermine außerhalb der Stadt
Termine mit unternehmensfremden Partnern
Auslandsreisen und dortige Kundentermine
Fahrten zu unternehmenseigenen Niederlassungen

Wichtig ist zudem, dass eine Dienstreise maximal bis zu 3 Monate andauern darf. Sollten Sie länger an einem anderen Ort tätig sein, gilt der neue Standort als regelmäßige Arbeitsstätte. Eine Ausnahme liegt vor, sobald Sie Ihren Arbeitsstandort während des Zeitraums wieder ändern. Arbeiten Sie zum Beispiel jeden Monat an einem anderen Ort, so lässt sich dies für Ihre Reisekosten berücksichtigen.

In diesen Fällen ist die Erstellung einer Reisekostenabrechnung nötig

Zusammengefasst ist eine Reisekostenabrechnung immer dann erforderlich, wenn Sie geschäftliche Reisen unternehmen und von einer Erstattung profitieren möchten. Beachten Sie an dieser Stelle, dass ein geeigneter Grund für Ihre Dienstreise vorliegen sollte. Beispiele wie Kundenbesuche oder Fahrten zu Schulungszwecken werden vom Finanzamt unter Vorlage der jeweiligen Belege anerkannt. Um die gewünschte Erstattung durch das Finanzamt zu erhalten, wird die Reisekostenabrechnung dann zur Pflicht. So lassen sich die jeweiligen Kosten für Sie und Ihre Mitarbeiter als Aufwendung buchen.

Mehr Transparenz

„Selbst wenn die Reisekostenabrechnung in Ihrem Fall keine Pflicht ist, empfehlen wir Ihnen, jede Aufwendung exakt zu erfassen. Dies lässt Sie sämtliche Kosten im Rahmen Ihrer Dienstreise im Unternehmen erfassen, um auswärtige Termine wirtschaftlich wahrnehmen zu können.“

Christian Müller, Senior Sales Consultant

Die wichtigsten Anforderungen an eine Reisekostenabrechnung

Reisekosten sind nicht gleich Reisekosten. Damit die Reisekostenabrechnung auch in Ihrem Fall allen gesetzlichen Anforderungen entspricht, sollten Sie zwischen mehreren Kategorien unterscheiden. So sind für jede buchungsfähige Ausgabe Quittungen oder Belege erforderlich, um die Auswärtstätigkeit korrekt nachweisen zu können. Da dies nicht immer vom Finanzamt anerkannt wird, wie zum Beispiel bei Geschäftstätigkeiten am eigenen Hauptarbeitssitz, ist der Nachweis mit Belegen für Sie wichtig.

Ebenfalls hilfreich ist die Option, Reisenebenkosten zu einer gewissen Höhe als Pauschale ersetzt zu bekommen. Beispiele sind die Kilometerpauschale sowie die Verpflegungspauschale. Falls Sie einige Pauschalen mit den realen Ausgaben verknüpfen möchten, wird auch dies möglich. So können Sie zum Beispiel die Übernachtungskosten abrechnen, gleichzeitig aber von der Verpflegungspauschale profitieren. Unter Vorlage der erforderlichen Quittungen und Belege bleiben die tatsächlichen Kosten zu jeder Zeit nachvollziehbar. Die Beträge für die jeweiligen Pauschalen verändern sich Jahr für Jahr.

Möchten Sie Ihre realen Ausgaben in Form einer Reisekostenabrechnung erfassen, sollten Sie zwischen mehreren Kategorien unterscheiden. Dabei haben Sie die Pflicht, zwischen Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und weiteren Reisenebenkosten zu unterscheiden. Im Folgenden stellen wir Ihnen genauer vor, welche Ausgaben für Ihre Reisekostenabrechnung zählen:

Verpflegung

Die Verpflegungskosten sind sämtliche Ausgaben, die im Rahmen der Verpflegung anstehen. Dies gilt zum Beispiel für Restaurant- und Barbesuche, aber selbst die Currywurst in der Fußgängerzone lässt sich den Verpflegungskosten zurechnen. Auch der Lebensmittelkauf im Supermarkt gehört in diesen Bereich, solange er im Rahmen der Dienstreise entsteht. Um der Pflicht zur Reisekostenabrechnung gerecht zu werden, nutzen einige Unternehmen auch den einfacheren Verpflegungsmehraufwand.

Dabei sollten Sie die jeweiligen Grenzen und Höchstwerte Ihres Unternehmens genau im Blick haben, da auch intern gewisse Richtlinien festgelegt werden können. Rein gesetzlich gibt es bereits seit dem 01.01.2020 für den Anreise- und Abreisetag pauschal 14 Euro. Gleiches gilt bei eintägigen Reisen, bei denen die Dauer mehr als 8 Stunden beträgt. Dienstreisen, die mehr als 24 Stunden andauern, profitieren pro vollem Tag von einer Verpflegungspauschale in Höhe von 28 Euro. Solange sich die Verpflegung nur in diesem Rahmen bewegt, benötigen Sie zum Nachweis keine weiteren Belege.

Zur Vereinfachung haben wir hier ein Beispiel für Sie:

Sie Reisen am 21.03. an und bleiben bis zum 25.03. am Standort Ihrer Dienstreise. So erhalten Sie für den 21.03. als Anreisetag 14 Euro, für den 22.03., 23.03. und 24.03. jeweils 28 Euro und für den 25.03. als Abreisetag wieder 14 Euro. Dadurch ergibt sich ein Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 112 Euro für den Zeitraum Ihrer Dienstreise. So lohnt sich die Verpflegungspauschale, um kleine Aufwendungen nicht immer nachzuweisen.

Fahrtkosten

Für geschäftlich relevante Transporte oder Fahrten im Zusammenhang mit Ihrer Dienstreise lassen sich Fahrtkosten abrechnen. Dies gilt zum Beispiel für Fahrten mit der Bahn, dem Bus oder dem Taxi, aber auch für Kosten rund um den eigenen PKW. Bei einem reinen Geschäftsfahrzeug mit mehr als 90 Prozent betrieblicher Nutzung können Sie zudem sämtliche Tank- und Wartungskosten geschäftlich abrechnen lassen. Dies ist dann allerdings vollkommen unabhängig von Ihren Reisekosten möglich.

Auch mit dem privaten PKW können Fahrtkosten entstehen. Hierzu muss die Dienstreise direkt vom Standort Ihres Unternehmens stattgefunden haben. Während die Fahrtkosten für den Weg zum Termin ersetzt werden, ist dies beim Heimweg vom Arbeitsplatz nicht der Fall. Alternativ zur exakten Abrechnung können Sie auch die Kilometerpauschale nutzen – manchmal lohnt es sich finanziell.

Fälschlicherweise wird häufig angenommen, dass auch Verwarn- und Bußgelder zu den Reisekosten einer Dienstreise gehören. Auch bei Dienstfahrzeugen ist dies nicht der Fall. So wird der Bescheid zunächst an das Unternehmen und von dort aus direkt an den jeweiligen Mitarbeiter weitergeleitet.

Übernachtungen

Sowohl für den eigenen Aufenthalt in einer anderen Stadt als auch für die Unterbringung Ihrer Mitarbeiter lassen sich Übernachtungskosten abrechnen. Hierzu ist nötig, dass die Unterkunft mindestens 50 Kilometer oder länger als 1,5 Stunden vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt ist. Je nach Umfang des jeweiligen Auftrags sind Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit zu beachten.

Bei vergleichsweise hohen Übernachtungskosten wirft das Finanzamt häufig einen genaueren Blick auf die Rechtfertigung für die jeweilige Reisekostenabrechnung. So kommt es häufig vor, dass Sachleistungen als Dienstreise getarnt und im Rahmen der Reisekostenabrechnung erfasst werden. Um dies zu vermeiden und um für eine transparente Erfassung der Reisekosten zu sorgen, sind auch für Übernachtungskosten Belege die Pflicht. So bleibt die Dienstreise für viele Jahre nachvollziehbar.

Reisenebenkosten

Neben den angesprochenen Reisekosten der Auswärtstätigkeit und dem Verpflegungsmehraufwand sind auch Reisenebenkosten zu beachten. Dabei handelt es sich um Ausgaben, die nicht primär, aber beiläufig in Verbindung mit der jeweiligen Geschäftsreise stehen. Die Kosten müssen auch in diesen Fällen gerechtfertigt sein und die Pflicht für den Nachweis besteht. Im Folgenden ein paar Beispiele:

Gebühren für Maut und Einreisen
Datenvolumen und Telefon-Abos
Parkgebühren während des Termins
Trinkgelder in Hotel und Restaurant
Tickets für relevante Veranstaltungen

Sollten Sie Reisenebenkosten im Rahmen Ihrer Abrechnung einreichen, so werden auch diese durch das Finanzamt geprüft. Vor allem bei Trinkgeldern und ähnlichen Barausgaben ist es sinnvoll, über einen Beleg zu verfügen, um mögliche Verwirrungen auszuschließen. Dies lässt Sie der Pflicht einer transparenten Darstellung gerecht werden, ohne dass die Reisenebenkosten unüberschaubar sind. Auch die Schnelligkeit für eine mögliche Erstattung kann ein klares Management so beschleunigen.

Wie erfolgen mögliche Nachweise für die Reisekostenabrechnung?

Ein weit verbreiteter, aber auch aufwändiger Weg, um der Pflicht zum Nachweis Ihrer Reisekosten gerecht zu werden, ist das Sammeln und Abheften von Belegen. Hierbei kommt es auf eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater an, um Rechnungen per Schnittstelle an das zuständige Finanzamt leiten zu können. Häufig werden die Belege zu diesem Zweck nachträglich digitalisiert und sind dadurch länger verfügbar. Softwärelösungen zur Reisekostenabrechnungen bieten die Möglichkeit, Belege z.B. mit dem Smartphone zu fotografieren und über eine OCR Software zur Texterkennung sofort digital verfügbar zu machen.

Die digitale Belegverwaltung hat den Vorteil, dass Sie den Aufbewahrungspflichten der Belege für die nächsten 10 Jahre deutlich einfacher gerecht werden können. Bereits nach wenigen Monaten können die Angaben auf den Papier-Belegen und Quittungen verblassen, was die Nachvollziehbarkeit erheblich einschränkt. Sollte das Finanzamt dabei Rückfragen zur Reisekostenabrechnung haben, sind digitale Alternativen der deutlich bessere Weg. Auf diese Weise erfüllen Sie die Pflicht für Ihre Reisekostenabrechnung.

Digitale Belegerfassung mit SAP Concur

Diese Vorteile bietet ein digitales Ausgaben- und Reisekostenmanagement

Doch nicht nur für die Arbeit mit dem Steuerberater, sondern auch für die interne Verwaltung von Geschäfts- und Dienstreisen sind digitale Hilfen gefragt. Vor allem bei größeren Teams mit vielen Mitarbeitern verschaffen Ihnen digitale Lösungen einen umfassenden Überblick, um die Kosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung besser zu koordinieren. Dies lässt Sie manuelle Sortierarbeiten vermeiden.

Ein automatisiertes Tool für das Reisekosten- und Ausgabenmanagement trägt zur Vereinfachung der durchaus komplexen Abrechnung bei und sortiert Belege direkt anhand der jeweiligen Ausgabenkategorie. Vor allem für Unternehmen, bei denen ohnehin die Pflicht zur Reisekostenabrechnung besteht, trägt dies zu deutlich mehr Freiraum und Flexibilität bei. Dies gilt sowohl für Belege und Quittungen als auch für die Erfassung möglicher Pauschalen. Auch folgende Vorteile bieten Lösungen wie SAP Concur für die Reisekostenabrechnung:

Eindeutige Zuordnung für sämtliche Reisekosten
Reibungslose Digitalisierung wichtiger Belege
Unterteilung der Kosten für jeden Arbeitnehmer
Integrierte Schnittstellen zum Steuerberater
Automatisierte Aufnahme möglicher Pauschalen
Ganzheitlicher Zugriff auf sämtlichen Geräten

Während eine digitale Lösung zur Verwaltung natürlich keine Pflicht ist, empfehlen wir Ihnen die Verwendung auf jeden Fall. Je nach Größe Ihres Unternehmens sind ganze Abteilungen mit der Buchhaltung und Reisekostenabrechnung beschäftigt, wodurch ein enormes Sparpotential für Ihre Arbeit besteht. Vom Verpflegungsmehraufwand bis hin zu den einzelnen Übernachtungs- und Fahrtkosten bietet SAP Concur durch die Option zur reibungslosen Integration rechtliche Sicherheit.

Die digitale Transformation des Reisekostenmanagements

„Eine Softwarelösung wie SAP Concur unterstützt Sie dabei, die Prozesse im Reisekosten- und Ausgabenmanagement zu vereinfachen und entsprechend des Best Practice abzubilden. Dienstreisende erledigen Ihre Reisekostenabrechnung in kürzerer Zeit und erhalten die Rückerstattungen schneller zurück, während Unternehmen volle Transparenz über die Ausgaben im Bereich Reisekosten erhalten – papierlos und GoBD-konform.“

Mehr über digitales Reisekostenmanagement erfahren

Die wichtigsten Tipps zur Reisekostenabrechnung im Überblick

Neben den genannten Hinweisen zur Reisekostenabrechnung haben Sie als Unternehmen viele Optionen, weitere Kosten zu sparen. Immer wieder gehen Belege und Rechnungen verloren, was eine nachträgliche Erstattung praktisch unmöglich macht. Aus diesem Grund haben wir hier noch ein paar Tipps für Sie, damit Sie Ihrer Pflicht für die Reisekostenabrechnung gerecht werden können:

Prüfen Sie vorab, ob Ihre Auswärtstätigkeit eine Dienstreise darstellt
Erstellen Sie vor der Dienstreise eine Auflistung erwartbarer Kosten
Ergänzen Sie zu jeder Aufwendung später eine Quittung oder Rechnung
Greifen Sie bei privaten Fahrtkosten auf ein Fahrtenbuch zurück
Informieren Sie sich für mögliche Erstattungen über Pauschalen
Beachten Sie den erhöhten Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Lassen Sie Ihre Reisenebenkosten vollständig mit einfließen
Weisen Sie das Erfordernis Ihrer Auswärtstätigkeit immer nach

Mit der Reisekostenabrechnung zur reibungslosen Verwaltung

Selbst wenn die Reisekostenabrechnung in Ihrem Fall keine Pflicht ist, empfehlen wir Ihnen, jede Aufwendung exakt zu erfassen. Dies lässt Sie sämtliche Kosten im Rahmen Ihrer Dienstreise im Unternehmen erfassen, um auswärtige Termine wirtschaftlich wahrnehmen zu können. Sorgen auch Sie aus diesem Grund für eine klare Unterscheidung zwischen Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, um Ihre Ausgaben exakt zu koordinieren. Eine Softwarelösung wie SAP Concur unterstützt Sie dabei, die Prozesse im Reisekosten- und Ausgabenmanagement zu vereinfachen und entsprechend des Best Practice abzubilden. Dienstreisende erledigen Ihre Reisekostenabrechnung in kürzerer Zeit und erhalten die Erstattung schneller zurück, während Unternehmen volle Transparenz über die Ausgaben im Bereich Reisekosten erhalten – papierlos und GoBD-konform.

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