Papierlose Prozesse im Reisekostenmanagement

Papierlose Belegerfassung

Zweite Neufassung der GoBD

Mit der papierlosen Reisekostenabrechnung sollen Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Kosten eingespart werden. Viele Unternehmen zögern allerdings, auf papierlose Prozesse umzustellen. Lässt das Steuerrecht papierlose Prozesse überhaupt zu?  Mit der nun vorliegenden Neufassung der GoBD sollten allerdings auch Skeptiker versichert sein, dass die papierlose Belegverwaltung zukünftig das Mittel der Wahl ist.

Neufassung der GoBD vom 28.11.2019

Im Juli 2019 veröffentlichte das BMF, das Bundeministerium für Finanzen, eine neue Fassung der GoBD. Darin war auch eine aktualisierte Fassung der Richtlinie für die Verwaltung und Aufbewahrung von elektronischen Belegen enthalten. Künftig sollten auch digitalisierte Belege steuerrechtlich anerkannt werden.

Nachdem die neue Fassung schon kurze Zeit später zurückgezogen wurde, trat sie nun im November endlich in Kraft. Das bedeutet für das Travelmanagement, dass Buchhaltungsprozesse vereinfacht werden und sich einer komplett papierlosen Abrechnung annähern.

Frau am Flughafen mit Smartphone
Geschäftsreisender im Flugzeug erfasst Belege

Papierlose Abrechnung – Fakten statt Vorurteile

Mit der zweiten Neufassung der GoBD vom 28.11.2019, der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, wurde festgelegt, dass das Abfotografieren von Belegen von jetzt an mit dem Scanprozess gleichgesetzt ist. Darunter fallen alle Dokumente, die mit dem Smartphone bzw. einer App erfasst werden.

„Durch die Möglichkeit, Belege direkt mit dem Smartphone zu fotografieren
und damit via APP in SAP Concur zu erfassen, sparen die Reisenden und
die Mitarbeiter in der Buchhaltung viel Zeit und Mühe.“

Thorsten Spengler, SAP Concur Global Product Expert

Reisekostenabrechnung von unterwegs

Auch das mobile Scannen im Ausland ist erlaubt, egal ob es sich um einen Scan oder eine Fotografie handelt. Gerade für Dienstreisende, die ihre Reisekostenabrechnung schnell von unterwegs erledigen wollen, ist das eine große Erleichterung.

Wichtig hierbei ist, dass die Belege im Ausland entstanden sind oder dort empfangen wurden. Ein weiteres Kriterium stellt die Dokumentation dar. Die Verfahrensdokumentation sieht laut GoBD vor, dass der komplette Prozess lückenlos nachvollziehbar ist – vom Empfang bis zur Archivierung des Belegs.

Mehr Transparenz für Unternehmen

Für Unternehmen bedeutet die Neufassung der GoBD mehr Transparenz und Rechtssicherheit – und einen großen Schritt in Richtung papierlose Abrechnung. Gerade im Bereich Travelmanagement bzw. Reisekostenabrechnung ermöglicht die neue Gesetzgebung eine Beschleunigung der Reisekosten-Bearbeitung. Noch wird empfohlen, die Originalbelege aufzubewahren. Die neue Fassung der GoBD bietet dennoch einen guten Anlass, die eigenen Prozesse in der Buchhaltung zu überdenken. Der Weg zur weiteren Digitalisierung steuerlich relevanter Prozesse ist damit bereitet.

Weitere Informationen

Wenn Sie mehr über die Novellierung der GoBD erfahren möchten, können Sie diese in der Version 3.0 des GoBD-Leitfadens für die Unternehmenspraxis nachlesen. Den Leitfaden können Sie kostenlos herunterladen.

Webinar zum Thema „Papierlose Abrechnung“

Wer mehr über das Thema erfahren und sich über die Möglichkeiten von SAP Concur im Bereich papierlose Abrechnung informieren möchte, dem empfehlen wir das Webinar „Papierlose Abrechnung“ – Fakten statt Vorurteile.

Vereinfachte Prozesse für Mitarbeiter
Mitarbeiter mit Tablet
Geschäftsreisender am Bahnsteig mit Smartphone

Datum


11.Dezember 2019

Autor


Barbara Ofer | @rocon_gmbh

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