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5 Tipps: So gelingt der Jahresabschluss im Reisekostenmanagement

Buchhaltung

Stressfreier Jahresabschluss

Das Jahresende naht und die Reisekostenabrechnungen stapeln sich? Wir geben 5 Tipps, wie man dieses Szenario vermeiden kann.


In der Woche vor Weihnachten werden die meisten Reisekostenabrechnungen im gesamten Jahr eingereicht

Gerade gegen Jahresende wird es richtig hektisch, die Mitarbeiter reichen noch schnell vor dem Weihnachtsurlaub die letzten Spesenabrechnungen ein und die Reisekostenabteilung schiebt Überstunden.

In der Woche vor Weihnachten werden die meisten Reisekostenabrechnungen im gesamten Jahr eingereicht. Laut SAP Concur wurden über die Cloud-Plattform alleine am 18. Dezember 2017 über 750.000 Abrechnungen registriert, die die Finanzabteilungen zu stemmen hatten.
Ähnlich war es im Jahr davor. Aus der Statistik „Busiest Expense Day“ von SAP Concur geht hervor, dass am 19. Dezember 2016 sogar 72 Prozent mehr Abrechnungen als an einem durchschnittlichen Wochentag erfasst wurden – und zwar weltweit!
SAP Concur untersuchte für die Studie die zehn Märkte mit den meisten Ausgaben: In den USA und Kanada, Mexiko, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Indien, China, Japan und Australien wurden an diesem Tag ca. 560.000 Spesenabrechnungen eingereicht, ein Rekord von 6,5 pro Sekunde.

5 Tipps zum Jahresabschluss im Reisekostenmanagement

Wir geben Ihnen 5 Tipps an die Hand, wie Ihre Finanz- und Buchhaltungsabteilungen diese Massen an Expense Reports besser bewältigen können:

1. Tipp: Frühzeitige Planung

Niemand möchte am letzten Arbeitstag kurz vor Feierabend noch im Büro sitzen und sich um Reisekostenabrechnungen kümmern.
Dagegen hilft eine gute, vorausschauende Planung im Reisekostenmanagement. Ihre Finanzverantwortlichen müssen mehrere, gestaffelte Fristen setzen, die frühzeitig an die Buchhaltungsteams und Mitarbeiter kommuniziert werden. Kleine Erinnerungen helfen Ihren Mitarbeitern, Termine einzuhalten, rechtzeitig zu delegieren und ihre Abrechnungen pünktlich einzureichen.

Belege verwalten

2. Tipp: Komplexe Prozesse einfach digitalisieren

Um reibungsfreie und schnelle Prozesse zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Expense-Abläufe regelmäßig überdenken, prüfen und optimieren.
Eine große Fehlerquelle im Reisekostenmanagement stellen Medienbrüche durch noch nicht komplett digitalisierte bzw. manuelle Prozesse dar. Die dadurch entstehenden Fehleingaben und Korrekturläufe können Sie mittels automatisierter Prozesse einfach vermeiden.

„Vor Weihnachten sind Finanzabteilungen besonders eingespannt. Jahresabschluss und Geschäftsjahresende stehen auf der Agenda. Die zusätzliche Flut an Reisekostenabrechnungen kann Mitarbeiter in der Buchhaltung an die Grenzen bringen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Stress vermeiden.“

Thorsten Spengler, Global Product Expert SAP Concur

3. Tipp: Spesenabrechnung per App

Viele Reisekostenmanagementsysteme bieten inzwischen auch mobile Versionen an. Die Reisenden können direkt von unterwegs aus mittels App ihre Reisekostenabrechnung einreichen. Belege werden abfotografiert, sodass der Genehmiger alle wichtigen Unterlagen direkt zur Hand hat.

Mit dem Smartphone Belege scannen

4. Tipp: Mitarbeiter schulen

Regelmäßige Trainings ermöglichen Ihren Mitarbeitern, ihre Reisekostenabrechnungen selbstständig, fehlerfrei und schnell zu bearbeiten, wodurch die Finanzabteilung entlastet wird.

5. Tipp: Verständliche Anleitungen erstellen

Statt standardisierter Unterlagen lohnt es sich, für Ihre Mitarbeiter unternehmensspezifische Anleitungen zum Einreichen von Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Durch verständliche Reiserichtlinien wird einer Fragen-Flut kurz vor der Deadline und zeitfressenden Korrekturschleifen vorgebeugt.

Datum


19.November 2019

Autor


Kathrin Eyben | @rocon_gmbh

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